Organizacion Documental En La Actualidad

LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN LA COTIDIANIDAD

El ser humano desde sus inicios ha organizado su vida en sociedad y a su vez ha dejado pruebas de cómo ha sido su existencia. A través del tiempo las primeras civilizaciones han creado y acumulado información a través de códigos, tablas, papiros documentos que hoy en día tienen un valor cultural histórico; el artículo 251 del Manual de Procedimiento Civil decreta que es considerado como documento todo lo que de cierta manera contenga o transmita información de cualquier tipo y también lo que sirva como elemento probatorio algunos tipos de documentos son:

• Fósiles

• Arquitecturas

• Pictogramas

• Dibujos en cualquier superficie

• Discos

• Sellos

• Planos

• Grabaciones

• Fotografías

• Manuscritos

• Impresiones

• ETC.

Vale la pena decir que dicha información de genera como medio probatorio de una actividad que puede ser enmarcada en el ámbito cultural o laboral.

En nuestra vida cotidiana se genera mucha información de diferentes índoles, por tanto se requiere que dichos documentos sean catalogados, organizados y preservados para tener acceso a su contenido de una manera rápida y eficaz. Este es el papel que juega el archivista en la sociedad de la información.

Las empresas que desean permanecer en el mercado laboral requieren archivistas para el manejo de la gestión documental, dicha persona debe ser confiable y sobre todo debe estar capacitada para ejercer esta función cumpliendo con la normatividad vigente estipulada por la ley, además debe adoptar las nuevas tecnologías para estar a la vanguardia y de esta manera optimizar su labor.

Por otra parte en la Organización Documental esta presente el tipo de archivo al que se radicará la información según su contenido y uso se clasifica en¬:

• Archivo de Gestión: Aquí encontramos todos los documentos de uso constante dentro de una organización.

• Archivo Central: En el están los documentos que aunque no son de uso constante están vigentes y podrían ser utilizados a corto plazo

• Archivo histórico: Aquí se guardan los documentos que están destinados a conservación permanente puesto que no son utilizados a corto plazo pero tiene algún valor para la empresa, estos documentos deben ser preservados de todo tipo de deterioro como el paso del tiempo, la humedad entre otros y también de ser necesarios deben ser restaurados; es responsabilidad del archivista el buen estado de los mismos.

Estos tipos de archivos son aplicados a cualquier institución ya sea pública o privada y su manejo varía según las políticas

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