Organizacion Documental

Actividad 1:

La organización de los archivos de mi empresa consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos; ya que estos son la justificación de su existencia y también son el referente para la toma de decisiones; para esto debemos tener en cuenta:

- Conocimiento previo del estado general de la documentación.

- Nivel de organización documental.

-Estado físico de la documentación.

-Condiciones físico - ambientales de los depósitos.

-Conocimiento de la historia de la documentación.

-Conocimiento de las entidades productoras.

2. En qué lugar se encuentran.

Los archivos se encuentran en un lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros), también lo podemos encontrar en un programa o sistemas de computadoras.

Esto se hace con el fin de conservar en buen estado y seguros los documentos, también para acceder a ellos de manera fácil en el momento que se han requeridos, para que así se le brinde un buen servicio al solicitante y que este se requiera en un momento dado y su ubicación sea rápida y oportuna.

3. Cómo están archivados.

R/ Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificado, realizando el soporte de almacenamiento de datos y esto se puede realizar utilizando el sistema alfabético, numérico, geográfico o por asunto.

4. Investiga cómo fueron conformadas.

El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y práctica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna.

5. Indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

La metodología que emplean es la Funcional: establece la separación entre los distintos grupo tomando como base las funciones y actividades de la institución. Este método resulta más complicado ya que requiere un estudio profundo de la institución, pero resulta ser más flexible, debido a que no estanca en las denominaciones de las dependencias administrativas de un momento determinado.

...