Organización De Eventos

Que es un evento? Por el ambito turistico es un acontesimiento social programado, en el que se utiliza el proceso administrativo para llevarlo a cabo.

Organizacion de un evento: Programar una serie de actividades empleando el proceso administrativo con el fin de exponer y promover servicios tangibles o intangibles al publico interesado.

-Como se comienza a plantear un evento:

1.- Que tipo de evento deseo organizar?

2.- Que tema deseo tratar?

3.- Cuanto quiero que dure mi evento?

4.- Elementos que compongan el programa

5.- A quien deseo que forme parte del programa?

6.- Desean participar en mi evento?

7.- Elaboracion del proframa tentativo

8.- Programa definido.

9.- Resumen ejecutivo

Clasificacion de los eventos

1.- Por tamanio: macro, mediano, micro

2.- Por tipo de asistentes: privado, publico

3.- Por tema: academico, turistico, cultural o deportivo

4.- Por giro: comercial, industrial, servicios

5.- Por duracion.

Tipos de eventos: Congresos, convenciones, simposios, seminarios, panel o foro, viajes de incentivo, eventos sociales, deportivos, ferias y exposiciones.

Congreso:

Los asistentes tienen intereses similares, generalmente profesionistas, y se reunen para compartir informacion con fines de actualizacion. Son convocados principalmente por asociaciones, universidades y grupos de profesionales. Sus ingresos se derivan de inscripciones, exposicion comercial paralela y patocinios. La duracion es de 3 a 5 dias.

Convenciones:

Es convocado principalmente por empresas con el fin de intercambiar informacion, su financiamiento es variable y generalmente con fines lucrativos, su duracion es de 2 a 3 dias. El proposito es ganar dinero.

Simposio o Simposium:

El objetivo es de formacion, convocado por universidades, asociaciones y grupos con intereses afines. Los asistentes cubren sus gastos, dura de 1 a 2 dias. Usualmente son de tematica cientifica.

Seminario:

Es convocado por asociaciones que tienen como obnetivo la formacion de los profesionales de un sector y que estos adquieran nuevos conocimientos. Los asistentes cubren sus gastos y el contenido del programa son distintos temas de manera simultanea. La duracion es de 1 a 2 dias.

Panel o foro:

reuniones enfocadas a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes de la mesa principal o precidium.

En el panel, todos los ponentes comparten una misma opinion y en un foro, tienen ideas diferentes.

Viajes de incentivo:

Encuentro de personas con intereses similares que se reunen para disfrutar de un viaje como premio por un objetivo logrado. Al asistente no le cuesta su participacion, el proposito es motivar y generar nuevos logros de objetivos. Los viajes nacionales son de 2 a 7 dias y para internacionales 7 o mas.

Eventos sociales:

Reuniones con el objetivo de celebrar un acontesimiento en particular, lo que puede convocar una empresa o una persona en lo individual. Al visitante no le cuesta su asistencia. Duracion de 5 a 6 horas aproximadamente.

Eventos deportivos:

Son con el objetivo de presencial o participar en una competencia deportiva. El espectador paga por su entrada y el competidor paga su inscripcion, la duracion es diversa; dia, mes o anios.

Ferias y exposiciones:

Mediante estos los fabricantes ofrecen sus productos o servicios a compradores actuales o potenciales. El ingreso economico biene de la empresa organizadora o empresas participantes por inscripcion. En la feria se vende el producto y en la expo solo lo demuestras.

Quienes organizan eventos?

1.- Camaras y asociaciones: Pueden llegar a ser la principal fuente de ingresos, pero aun asi cada participante paga su asistencia.

2.- Universidades e instituciones educativas: Organizan sin fines de lucro con el objetivo de complementar la formacion del alumnado para mantener presencia en la comunidad.

3.- Organismos publicos: Sin fines de lucro y el objetivo de difundir programas.

4.- Empresas: Eventos internos: financiados principalmente por la empresa con el objetivo de motivacion, capacitacion e informacion.

Externos: Objetivo de lansamiento de productos.

= Etapa de planeacion de un evento=

En esta etapa elegimos el tipo de evento que deseamos hacer, planteamos la forma en que deseamos ..........

Indicamos el momento que queremos que se lleve a cabo cada una de las actividades que deseamos que incorporen nuestro programa, por lo que es necesario plantear las metas y concentrarse en el logro de ellas.

- Principios de planeacion.

1. Principio de presicion: El plan debe ser presiso y a detalle, ya que regira acciones concretas del equipo de trabajo.

2. Flexibilidad: Se debera dejar un margen de flexibilidad sijeto a cambios imprevistos y fuera de control, pero se delineara un plan de accion en caso de que suceda.

3. Principio de unidad: Diseniar una planeacion para cada accion y a su vez coordinar todas entre si, ya que cada accion repercutira en la otra.

- Elementos del resumen ejecutivo: Es un documento que de utiliza como carta de presentacion del evento para cualquier persona que deseamos participe y forme parte del evento; contestan las preguntas que?, cuando?, donde?, porque? y quien?.

1.- Nombre del evento

2.- Lugar

3.- Ciudad cede

4.- Fecha

5.- Duracion del evento

6.- Horario

7.- Capacidad del lugar

8.- Numero aproximado de asistentes

9.- Objetivo general

10.- Objetivo especifico

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