Organización

Organización

El mejor método de organización de un archivo

• es recrear o simplemente respetar el orden originario que tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las oficinas productoras.

• es un método objetivo

s porque cualquiera que sea el archivero, si se hace bien, el resultado es el mismo.

s Si se desorganizara mil veces, el resultado de organizarlo conforme al orden natural y originario sería mil veces el mismo.

tres operaciones: la clasificación, la ordenación, yla instalación.

Clasificación

es juntar y separar grupos documentales

• según el principio clave de la Archivística: el “respeto a laprocedencia de los fondos documentales”

Las bibliotecas se organizan por materias o contenidos.

los archivos clasifican sólo:

s Por “fondos” (conjunto documental producido por una institución, órgano o entidad)

s por “series” dentro de los fondos (Libros, expedientes o documentos en caracterizados por materializar funciones, competencias y procedimientos característicos y distintos),

s por “expedientes” dentro de las series (los documentos referidos al procedimiento de un asunto)

s y por “documentos sueltos” en el caso de la correspondencia epistolar recibida y emitida.

Ordenación

establecer dentro de las “series”, “expedientes” ydocumentos, ya clasificados,

• una secuencia natural (orden según los momentos de la gestión que los originó),

• alfabética (expedientes personales o de materias). Orden abierto.

• geográfica ( series y documentos referidos a ciudades o barrios o calles)

• numérica (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas.

Si el orden de una caja se refleja mediante una numeración a lápiz blando

s es mejor, pues se ahorra mucho trabajo si hay que recomponer el orden perdido.

Estampillado

Sellado indeleble y de pequeñas dimensiones) de los documentos

• con el distintivo emblemático o acrónimo de la institución poseedora del archivo

• es una precaución para evitar el hurto de documentos.

• La estampilla debe ser pequeña y colocada en un sitio que no altere la apariencia original de un documento (al dorso, en una esquina inferior...)

• No se debe asesinar un documento mediante la posición de un sello añadido grande y en posición emblemática (como al lado de la firma)

Instalación

Instalar es colocar la documentación yaclasificada y ordenada

s en cajas

s relativamente herméticas

s de composición ligeramente alcalina o no ácida,

s sólidas,

s manejables en su transporte

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