PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA INFORMACION CONTABLE

1. Recomendaciones Generales

a) Hacer llegar a Contabilidad a mas tardar los tres primeros días de cada mes los documentos originales de la información que tengan relación de causalidad con la actividad que realiza la empresa,

b) Mensualmente hacer llegar:

 Los pagos realizados por concepto de nomina

 Los pagos realizados de prestaciones sociales y parafiscales.

 Las facturas de compra y facturas de venta, así no estén canceladas.

 Extractos bancarios

2. Respecto a los Ingresos

Para los formatos de ingresos o recibos de caja, se debe tener en cuenta:

a) Realizar una descripción clara del dinero que está ingresando, especificando si es por un préstamo, anticipos, pago de facturas de venta, etc.

b) En el documento debe ir registrada la fecha de recibido del dinero.

c) Igualmente se debe hacer claridad si el ingreso fue en efectivo o en cheque.

d) Cuando corresponda al abono de una o varias facturas indicar el número de la que están pagando.

3. Respecto a los Egresos

Para los formatos de Egresos o recibos de caja, se debe tener en cuenta:

a) Especificar de qué hecho se desprende la salida del dinero, ya sea por el pago a un proveedor, pago factura de servicio público, pago de nomina, pago de impuestos, anticipos, prestamos, etc.

b) Igualmente debe quedar registrado la fecha, nombre de la persona que recibió el dinero y la firma de la misma para tener soporte valido de los egresos.

c) Cuando esta sea una consignación o una transferencia, anexar el documento original como soporte del egreso.

4. Respecto a los Reembolsos de Caja menor

Es necesario realizar un documento de legalización de gastos, donde el empleado relacione todos los gastos en los que incurrió; estos deben coincidir con los anticipos realizados.

En el momento de la legalización de los gastos para efectos del reembolso de caja menor se deben cumplir los requisitos que a continuación se indican:

a) Que los documentos presentados sean originales y se encuentren debidamente firmados y cancelados por parte del beneficiario

b) Que la fecha de los gastos correspondan a la vigencia que se está legalizando.

c) Que el gasto corresponda a fecha posterior al envió del giro

d) Que el gasto este debidamente ejecutado, esto es si corresponde a una compra que los artículos se hayan recibido a satisfacción y se pueda comprobar su existencia, y que tenga relación de causalidad con la actividad de la empresa.

RECOMENDACIÓN

En el reembolso de caja menor, solo deben estar las facturas de compra que estén relacionadas con la actividad de la empresa, pero en relación con aquellos documentos que no cumplen

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