PROCESO DE VINCULACIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE LA EMPRESA DIGITAL MÁS.

PROCESO DE VINCULACIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE LA EMPRESA DIGITAL MÁS.

VINCULACIÓN DE PERSONAL NUEVO O NUEVA CONTRATACIÓN DE PERSONAL ANTIGUO

Una vez realizada la selección del personal académico-administrativo u operativo, de acuerdo al procedimiento de Evaluación y Selección de Personal, se informa por correo electrónico a la persona seleccionada su vinculación, indicándole los pasos a seguir para legalizar la contratación, los documentos que debe entregar y los términos del contrato y se verifica vía telefónica que hubiera recibido la información. Si se trata de nuevo contrato de un empleado antiguo, se notifica por correo electrónico sobre su nueva vinculación antes de que ingrese a laborar, detallando fecha de inicio y se le informa que debe realizar la actualización de datos en el Formato de Actualización de. Datos, se debe confirmar el recibido de la información vía telefónica.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

 Se reciben los documentos para vinculación del nuevo empleado y se procede a realizar las afiliaciones a las entidades de seguridad social y caja de compensación y autorización de apertura de la cuenta de nómina.

AFILIACIONES A SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Se realizan las afiliaciones del nuevo empleado y sus beneficiarios al sistema de Seguridad Social, confirmando la EPS y Fondo de Pensiones en el que se encuentra afiliado o al que desea afiliarse; Caja de Compensación y ARL en las que la Institución se encuentra afiliada, diligenciando los formularios respectivos por cada entidad. Para el reingreso al sistema de seguridad social, se envían listados al asesor de las entidades para que proceda con los reingresos. De todas las afiliaciones debe quedar el registro del recibido de la documentación por parte de cada entidad, como constancia de la afiliación. Para el caso de nuevos empleados, una vez efectuado el trámite ante las entidades, se solicitan las copias de los formularios de afiliación con sello de radicado. La secretaria (o) de Talento Humano con usuario y clave asignado en las entidades promotoras de salud y fondos de pensiones, confirma en el sistema, el reingreso de los empleados antiguos. Si se detectan inconsistencias se informa al asesor la novedad para el respectivo ajuste.

SOLICITUD APERTURA DE CUENTA DE NÓMINA

Se entrega al empleado la carta de solicitud de apertura de cuenta bancaria de nómina, para que realice el trámite respectivo ante la entidad bancaria con la cual la institución tiene convenio para pago de nómina. El funcionario una vez realizada la apertura de cuenta debe informar a talento humano el número asignado para poder reportarlo como novedad.

ELABORACIÓN Y FIRMA DEL CONTRATO DE TRABAJO

Se elabora el contrato de trabajo en la minuta establecida por el Departamento Jurídico y de acuerdo a las condiciones contractuales aprobadas por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Para el contrato de docentes se define la asignación salarial teniendo en cuenta las novedades de carga académica reportadas por los coordinadores y/o Directores de programas en el Formato AG1 y previa aprobación de la Dirección Administrativa y la categoría correspondiente, que se determina según lo establecido en el Estatuto Una vez elaborado el contrato de trabajo, se envía correo electrónico al empleado con copia a su jefe inmediato, para que acerque a la oficina de Talento Humano para la firma del documento. Posteriormente a la firma del empleado, se firma por parte del jefe de Talento Humano. Para el caso de las sedes, deben remitir a la jefatura de talento humano los contratos (original y copia), anexos, y base de contratación aprobada, junto con la relación de envió para su firma. Una vez firmados, se enviaran las copias de los contratos a cada una de las sedes.

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