Para lograr conseguir una buena comunicación efectiva debemos tener en cuenta una serie de factores y características para que el mensaje que queremos transmitir sea eficaz:

Para lograr conseguir una buena comunicación efectiva debemos tener en cuenta una serie de factores  y características para que el mensaje que queremos transmitir sea eficaz:

§  Claridad: los mensajes deben ser claros, fácilmente decodificados e inequívocos.

§   Precisión: la información transmitida en el mensaje debe ser precisa y completa.

§  Objetividad: la información transmitida por el emisor debe ser veraz, auténtica, lo más imparcial posible, es decir, objetiva.

§  Oportuno: el mensaje debe transmitirse en el momento preciso, es decir, aquel en el cual surge el efecto adecuado para el fin que se desea conseguir.

§  Interesante: el mensaje ha de ser atractivo para el Receptor consiguiendo de esta manera una mayor motivación e implicación del mismo.

§  Flexibilidad: es una característica a través de la cual el personal demuestra sensibilidad a condiciones cambiantes, y puede ser capaz de adaptarse a situaciones inesperadas. La flexibilidad es una ventaja en la comunicación. En algunas ocasiones, aunque queramos comunicar un mensaje a otra persona o a un grupo, nos damos cuenta de que existen circunstancias poco usuales y que no es el mejor momento para dar un mensaje.

§  Empatía: es saber ponerse en el lugar de los demás, es tan esencial para relacionarnos, que el carecer de ella nos aleja y nos incomunica con los demás, hay que ponerse en el lugar de los demás, sino sabes, estás a tiempo de aprenderlo. Ponerse en el lugar de los demás no es lo que harías tú en el caso de que pasases por las circunstancias de esa persona, tener empatía es comprender que cada persona piensa y siente de una determinada manera y que las circunstancias no hacen que la persona sienta así, sino su forma de afrontar la vida.

§  Receptividad: es el talento para recibir estímulos y una inclinación para captar mensajes, respuestas. La receptividad es un componente importante en el proceso de la comunicación. La receptividad es condición interna, personal, que les permite ser sensibles a ciertos rastros de la comunicación que les llegan en el curso de sus actividades diarias.

§  Aprender a escuchar: escucharse a uno mismo. Resistir las distracciones tanto externas (tv, móvil.) como internas (lo que pensamos, lo que nos preocupa.). Intente captar el contenido del mensaje verbal y retenga internamente los puntos importantes.

Distorsiones de la comunicación

Existen una serie de mecanismos que pueden interferir de manera negativa en las dinámicas de comunicación grupales, al momento de dar o recibir información, por lo cual resulta de mucha utilidad identificarlos y poder contrarrestar sus efectos. Los siguientes son los más comunes:

Filtros
Son formas sutiles de manipulación del mensaje para que sea recibido según las necesidades y/o deseos del emisor. Una tarea puede ser comunicada de manera parcial, o con exceso de detalles, para que sea rechazada o asumida sin objeciones. Intereses particulares o inferencias en cuanto a la importancia de la información, son las principales motivaciones para crear un filtro. Mientras más niveles de jerarquía existen en una organización, más frecuente es esta distorsión.

Barreras de defensa
Se da cuando las personas interpretan un mensaje como amenaza y reaccionan estableciendo barreras que automáticamente impiden o dificultan el entendimiento. Esta conducta puede explicarse, si previamente se han recibido juicios de valor, cuestionamientos, o falta de respuesta a los planteamientos. Estas distorsiones pueden evitarse con un manejo apropiado de las múltiples herramientas que ofrece la comunicación.

Lenguaje
Como todo sistema de códigos, el lenguaje puede facilitar o dificultar que dos o más personas se comuniquen de manera efectiva. Las palabras no sólo tienen significado, también poseen connotaciones según factores como la edad, la educación y la procedencia. En organizaciones internacionales, el lenguaje local puede ser un impedimento entre compañeros, así como lo son las diferencias de jerarquías. Todo ello solo crea interferencias en la transmisión de la información.

Medios electrónicos
Son innumerables las ventajas que en materia de comunicación ofrecen los medios electrónicos. Sin embargo, los mismos pueden constituir también una distorsión a la hora de comunicarse de manera efectiva, y un claro ejemplo de ello es el correo electrónico, que elimina por completo los componentes no verbales tan importantes en este proceso (gestos y posturas corporales), y limita la expresión de emociones a través de la entonación de la voz.

Estos elementos en apariencia insignificantes, conforman un conjunto de códigos que tienen el poder de comunicar mensajes de manera clara y directa. Cuando se quieren ocultar algunas emociones o reacciones, el correo funciona a la perfección, a manera de camuflaje, lo que es una distorsión. Pero nada puede compararse al poder que tiene un apretón de manos, una mirada o un gesto, a la hora de expresar solidaridad, admiración, respeto y confianza entre los seres humanos.

Beneficios colectivos

El liderazgo que aspira a mejorar la comunicación en la organización, puede emprender acciones sencillas pero efectivas para lograrlo, comenzando por optimizar sus propios mensajes, asegurándose de saber con exactitud qué es lo que se desea comunicar. Luego se aplicarán unas reglas básicas:

• Verificar la recepción de los mensajes: para asegurarse de que los receptores recibieron e interpretaron el mensaje correctamente
• Garantizar la retroalimentación: es decir, que la comunicación sea efectivamente bilateral, abriendo canales entre los emisores (gerentes) y los receptores (empleados). Las organizaciones actualizadas en esta materia, establecen mecanismos para garantizar que esta dinámica se ejecute, pues entienden que la retroalimentación es fundamental para unificar criterios
• Partir de la empatía a la hora de comunicarse: ello implica la habilidad de ponerse en el lugar del receptor y su posible interpretación del mensaje. Esta habilidad pasa por conectarse con la otra persona, afianzando las cosas comunes antes que las diferencias. La empatía es una herramienta poderosa de la comunicación.
• Saber escuchar: la escucha no se limita al estricto sentido práctico, debe hacerse con una verdadera intención de entendimiento, demostrando atención e interés, absteniéndose de emitir juicios, de manera que la persona pueda expresarse con tranquilidad. Una vez cumplida esta fase, esa misma persona estará abierta y receptiva a las opiniones y sugerencias, porque sentirá que ha sido “escuchada”
• Lograr la credibilidad de la fuente emisora: esta cualidad genera confianza y por ende, reduce posibles resistencias y críticas, y estimula la cooperación
• Contexto: se refiere al momento y las circunstancias adecuadas para transmitir un mensaje. La enorme cantidad de información que circula constantemente, hace que muchos tópicos importantes se pierdan o diluyan. La recepción de un mensaje es mucho más efectiva cuando no existen interferencias. Cuando una organización debe implementar cambios importantes o explicar nuevas políticas, apela a convenciones, retiros o talleres, es decir, espacios que garanticen la correcta recepción de la información. De no ser posible reunirse físicamente, una comunicación escrita de manera llamativa e innovadora, partiendo de la empatía, puede captar la atención deseada y lograr los mismos efectos.

Reglas Claras

Dado que para cualquier organización es de vital importancia mantener una permanente y efectiva comunicación en todos y cada uno de sus ámbitos de acción, vale la pena que los líderes conozcan y pongan en práctica aquellos recursos y estrategias que los ayuden a lograr este propósito, asumiendo plenamente la necesidad de comunicarse asertivamente, buscando asesoría especializada, implementando programas y directrices orientadas a ello, e incorporando la comunicación como un valor social agregado al patrimonio organizacional.

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