Presupuesto empresarial. Limitaciones de los presupuestos

Limitaciones

1.3.- Limitaciones de los presupuestos (Gestión de costos en salud: teoría, cálculo y usos, Pedro Charlita Hidalgo)

Toda herramienta tiene limitaciones y el presupuesto no es la excepción. Es bueno tenerlas en cuenta al momento de formularlos o ejecutarlos.

* Se basa en estimaciones cuya confiabilidad mediante la utilización de técnicas estadísticas, algunas de ellas altamente sofisticadas y costosas.

* Debe ser adaptado continuamente a los cambios importantes en las premisas que se utilizaron para su elaboración.

* Es una herramienta de apoyo para la gerencia y nunca un oráculo que sustituya el conocimiento y el buen juicio en la toma de decisiones.

* Su preparación requiere de un alto grado de coordinación, comunicación y colaboración entre todos los integrantes de la organización.

* Los resultados demoran en verse, sobre todo al inicio del proceso. Es necesario que se cree a través del tiempo una fuerte cultura orientada al uso de la herramienta

1.3.- Límites para la planeación presupuestaria (Presupuestos empresariales, Carlos Augusto Rincón Soto)

Los límites son situaciones o elementos que coartan el avance de una o varias actividades, dado la escasez existente de un recurso es importante en un presupuesto tener en cuenta cuales son los recursos escasos que intervienen en el proceso, que al proyectar no traspase ese recurso y en el proceso real darse cuenta que el presupuesto no se puede cumplir dada la barrera que produce la escasez del recurso. O para antes de iniciar las actividades ubicar la manera de anchar el límite del recurso escaso, mejorando su uso y/o consiguiendo más recurso.

Muchos proyectos quedan sin terminar, o se incrementa el valor de su inversión de manera excesiva produciendo pérdidas, por no tener en cuenta de manera anticipada los limites cuando se hizo el presupuesto. Los límites de un proyecto se deben tener en cuenta antes de comenzar a realizar el presupuesto. Debe ser parte de la investigación inicial necesaria para hacer un presupuesto.

1.3.- Limitaciones en la utilización de los presupuestos (Control presupuestario: Planificación, elaboración, implementación y seguimiento del presupuesto, Luis Muñiz 2009)

También es cierto que para realizar un presupuesto se deben tener previamente determinados los recursos en tiempo y personas que se van a dedicar a su confección y seguimiento. A continuación explicaremos algunas de las limitaciones que nos podemos encontrar en la confección de un presupuesto:

* Es necesario valorar los recursos disponibles que tenemos en cuanto a tiempo y dedicación para la realización del presupuesto, de lo contrario el proceso presupuestario se convertiría en un bumerán y se volverá contra nosotros mismo.

* Analizar de qué forma se va a participar en su elaboración y en qué plazos se deben tener los datos necesarios para los diferentes responsables es muy importante y complejo según el tipo de organización.

* Describir claramente cómo se plasmaran en los presupuesto los objetivos y los planes de acción no es tarea fácil.

* Hay que analizar las herramientas de que se dispondrá para la confección y posterior seguimiento del presupuesto: si son casi imposibles de gestionar no se actualizan a las necesidades y cambios de cada momento, el proceso será largo y tedioso.

* Conviene analizar previamente el tipo de información de que se dispone al confeccionar el presupuesto, y también después, al hacer el seguimiento, ya que no siempre tenemos todo lo disponible que es necesario.

* Es necesario decidir quién debería participar en el proceso presupuestario, dos son poco y diez son multitud; por tanto, deben participar las personas adecuadas.

* Que presupuesto deberían determinarse o que contenido debe tener el presupuesto es una misión a veces casi imposible, el equilibrio entre la información adecuada y la necesaria es determinante para el éxito del proceso presupuestario.

* Es imprescindible establecer el nivel de detalle del presupuesto para tener la influencia más positiva posible en la motivación y desempeño de los implicados.

* Un presupuesto poco realista, inexacto e inconsistente creara una situación de frustración y poca motivación.

*Es una herramienta que planifica los mejores resultados para una organización, y es inconsistente con el riesgo aceptable y la supervivencia a largo plazo de la organización o simplemente son presupuesto de ciencia ficción o inalcanzables.

* Como determinar si contiene la información más útil para la gestión empresarial es una tarea a veces compleja y laboriosa.

* No siempre es capaz de facilitar el establecimiento de objetivos y la medida o el grado de cumplimiento de los mismos por los distintos niveles y responsables de la organización.

* El tiempo excesivo en la confección y la poca fiabilidad de sus datos pueden dar lugar a insatisfacción, actitudes defensivas y descensos en la moral de aquellos que tienen que trabajar según el presupuesto.

* Un presupuesto individualista y dictatorial reduce el sentimiento de equipo; limita el proceso de comunicación entre los responsables y la gestión presupuestaria. Puede también anular las iniciativas de los responsables de niveles inferiores.

* Se puede crear una visión del presupuesto como un mecanismo de penalización o control u no de consecución de los objetivos.

* Se puede generar presupuestos intencionados o manipulados con un cierto fin si no existe un control de gestión adecuado.

* Los efectos de la participación de los diferentes responsables pueden ser anulados por cambios realizados por la alta dirección, por lo que su efecto posterior será nulo dado que si entre lo propuesto y lo aprobado no hay consenso, el presupuesto no cumplirá con la finalidad prevista

* Los responsables del presupuesto pueden ser polivalentes o no cualificados para participar, crear o alcanzar un presupuesto mínimamente aceptable, ello provoca que la fiabilidad de los datos pueda ser escasa o de dudosa precisión.

* Puede dar lugar a que los responsables introduzcan gastos excesivos o no adecuados en los presupuesto (laxitud presupuestaria).

* Dependiendo de las capacidades y recursos de tiempo de que se disponga, no se pueden hacer presupuestos tan complejos que al final no se puedan ni confeccionar ni seguir de una forma proactiva en plazo y contenido.

* Para muchas empresas el ciclo presupuestal es un proceso muy largo y tortuoso, su proceso de elaboración tiene que pasar por una serie de aprobaciones, evaluaciones, análisis, y trabajos importantes que consumen muchos recursos de la organización.

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