Procedimiento para el Levantamiento de Acta Administrativa

Procedimiento para el Levantamiento de Acta Administrativa

El Acta Administrativa es un instrumento legal de suma importancia, cuyo objetivo consiste en documentar ante las autoridades correspondientes la falta de probidad, faltantes, inasistencias injustificadas o desobediencia por parte de los trabajadores.

Instructivo

1. Las actas administrativas, siempre deben levantarse en papel blanco; es decir, no se debe  utilizar papelería membretada  o con logotipos.

1. En el caso de faltantes, es necesario señalar el nombre de la empresa propietaria de los bienes que resultó afectada por los hechos  y el nombre de la empresa patronal que corresponda.

1. Mencionar Población, ciudad, Estado incluyendo calle, número exterior e interior, colonia y código postal del lugar donde se levanta el acta administrativa, procurando no establecer abreviaturas y utilizando siempre letra y numero al referir cantidades y fechas.

1. Señalar con número y letra la fecha, hora y minutos en que se inicia el documento.

1. Nombre completo sin abreviaturas de las personas que comparecen a la elaboración del acta, estableciendo que se encuentran presentes y su puesto (Control Interno, Administrativo, trabajador a quien se levanta el acta Administrativa y su Jefe directo)

Nota: Si el trabajador es sindicalizado, es necesario que esté presente y comparezca el representante sindical del centro de trabajo.

1. Nombre completo de 2 personas que están presentes en calidad de Testigos con disponibilidad para comparecer a ratificar su testimonio ante las autoridades correspondientes, quienes facilitarán copia simple de su Identificación oficial  (credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, etc.) y que sean personas que no desempeñen puestos de Jefes ó  tengan representación del patrón.

1. Anotar debajo del nombre de los testigos su domicilio actual iniciando por el nombre de la calle, número exterior e interior, colonia, código postal y Ciudad.

1. Descripción de hechos: Señalar la fecha de auditoría y nombre del auditor; Narrar los hallazgos detectados y anexando  las evidencias cuidando establecer cantidades y fechas con número y letra, y describir los hechos en forma breve, clara, y concisa describiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar sin abreviaturas; se sugiere a la persona encargada de la realización del acta se cuestione en todo momento el cómo, cuando y donde ocurrieron los hechos narrados 

1. Descripción de conclusiones: Narrar las conclusiones detectadas en forma breve, clara, y concisa y las circunstancias de modo, tiempo y lugar sin abreviaturas, que señalan que el responsable de los faltantes en los activos de (Producto, dinero, títulos de crédito, valores, equipos, mobiliario, vehículos, etc) es el trabajador a quien se levanta el acta; procurando no ejercer juicios de valor, ideas preconcebidas o referencias y calificativos soeces, denigrantes o hirientes.  

1. Conceder el uso de la voz al trabajador responsable de los activos y que escriba con su puño y letra, en primera persona, de manera voluntaria y bajo protesta de decir verdad sus consideraciones; es decir, que el que declara lo es, el PROPIO TRABAJADOR cuestionado con claridad y utilizando las palabras que mejor describan  lo ocurrido, apegado a la realidad, de forma descriptiva y precisa, evitando hacer interpretaciones subjetivas; En caso de que el trabajador no quiera expresar ni escribir consideraciones, se deberá asentar en el apartado correspondiente que los presentes y testigos hacen constar que no quiso declarar, procurando mencionar la razón manifestada por el trabajador, del porque no desea manifestarse.

1. Señalar Fecha, hora y minutos en que se cierra el acta administrativa cuidando de que la hora de inicio y cierre no sean las mismas, ya que deberá transcurrir el tiempo necesario para su elaboración.

1. Los presentes deberán firmar en el apartado correspondiente sobre su nombre tal y como lo hacen en documentos oficiales y también al margen del resto de las hojas del Acta.

1. Solicitar al trabajador estampe con tinta su firma y huella digital de su pulgar derecho en el apartado que corresponde a su nombre; En caso que el trabajador no desee firmar el acta administrativa se deberá asentar en el Acta la leyenda “No quiso Firmar”, procurando mencionar la razón manifestada por el trabajador, del porque no desea firmar.

1. El Acta Administrativa carece de valor probatorio si tiene tachaduras, enmendaduras o  correcciones.

ACTA ADMINISTRATIVA

En la ciudad de _______________, _______________ siendo las ____:____ (_____________________) horas del día ____ (____________) del mes de _____________ del año _________ (__________) estando reunidos _________________, Auditor de Control Interno, ___________________, Responsable de recursos humanos, ____________________,Responsable Administrativo, ______________________, y su jefe inmediato el señor _______________________, así como los testigos ___________ y _________________, en las instalaciones de la empresa ______________________________ quien presta servicios profesionales a _________________________________ ubicadas en _______________, numero _______________ del Fraccionamiento _______________, de la Ciudad de ________________, en el Estado de _______________, quienes deciden voluntariamente hacer constar los hechos que a continuación se describen en la presente Acta Administrativa:

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