Programa De Induccion

BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”.

1.1.

-

PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO.

Correspondencia

Documento

Registro

Archivo.

El lenguaje: Medio de expresión del pensami

ento.

Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus

elementos, armónicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un

determinado propósito, componemos, literariamente hablando.

1.1.1 Correspondencia.

1.

-

La corresp

ondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer

en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias

oficiales.

2.

-

La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas for

mas de

comunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de los

documentos; gana la simpatía de nuestros corresponsales, y asegura el éxito de las

empresas. De ahí su innegable importancia, y el lugar preferente que se

ñala la enseñanza

comercial.

Clasificación de la correspondencia:

Comercial:

Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios.

Oficial:

Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y

empresas estatales.

P

articular:

Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se

desempeña.

Privada:

Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

Actividades: Dentro del paréntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspo

ndencia a

que se refiere cada párrafo.

A)

Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.

15

( ) Las mercancías de su pedido 584 serán remitida el lunes próximo.

( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompañarán con copia

para acuse de recibo.

( ) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad

( ) En el departamento de educación vial se recibieron varias solicitudes para que,

proporcionen instructores en escuelas de la delegación Benito Juárez

(

) Agradezco su amable felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa

( ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petróleos mexicanos

( ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste

(

) Me agradaría mucho colaborar en el proyecto de ampliación de nuestra empresa

( ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envió ayer

( ) Me complacería que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.

1.1.2.

-

Documento:

Un documento es toda aquella información contenida y

registrada sobre cualquier soporte material y que es

producido, recibido y conservado por las instituciones,

organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus

actividades.

Es, por tanto, un testim

onio de la actividad

humana

.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos,

mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas,

etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (

cintas de

video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),

virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera

plantear en el futuro.

1.1.3.

-

Registro.

Encontramos para esto

s términos dos significados:

Libros u otros medios.

-

donde será anotada y referida toda la

documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

16

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los

documentos que entran y/o sa

lgan en los diferentes órganos de la entidad.

Clases de registros:

Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda

comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de

dos tipos:

•

Reg

istro general de entrada .

-

Se hará el correspondiente asiento de todo escrito que

se reciba y se pueden utilizar los procedimientos:

De registro único.

-

Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.

De registro múltiple.

-

Un libro por cad

a departamento de la misma entidad que reciba

correspondencia.

•

Registro general de salida.

-

Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones

oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.

Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múlt

iple.



Registro auxiliar.

-

Los órganos administrativos podrán crear en las unidades

administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de

facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxil

iares

del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

Registro de archivo.

-

para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados

•

Contenido de los registros:

•

Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.)

•

Epígraf

e expresivo de la naturaleza del documento.

•

Identificación del interesado.

•

Funciones:

Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que

quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente

la

función de

facilitar la localización

de un determinado escrito o documento además de:

•

Dar

testimonio

de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.

•

Conocer el

destino final

de un documento (sí ha sido destruido o archivado).

17

•

Localizar e

l lugar concreto

donde se halla el documento o escrito.

•

Conocer los

datos más significativos

de un documento sin

...