Qué es SCOL ®

1. Introducción

Las empresas dedicadas a las actividades fabriles toman cada día mayor conciencia de la imperiosa necesidad de lograr y conservar, e inclusive mejorar, el ordenamiento y limpieza dentro de los sectores operativos. Sin embargo poco se hace para lograr igual espíritu en los sectores de oficinas, algo que comparte con las demás actividades sean éstas de los sectores servicios o comerciales.

Japoneses, coreanos y alemanes están a la cabeza de lo que es el orden y la limpieza como forma de actuación en las organizaciones. Ese espíritu ydisciplina de trabajo que les es propio no es una causa menor de los altos índices de productividad por ellos alcanzados.

El desorden y suciedad son claros generadores de accidentes, improductividades, pérdidas de tiempo, déficit de calidad, menores niveles de satisfacción tanto de clientes como de operarios y empleados, excesos de stock, sustracción de piezas, partes e instrumentos, entre otros y numerosísimos efectos.

La falta de orden no sólo está motivado en cierta forma por razones psicológicas, sino que además afectas psicológicamente a los integrantes de laorganización.

Los japoneses dieron vida al sistema de las Cinco "S" apoyándose en sus principios y éticas de trabajo, haciendo de ella uno de los puntales de la filosofíay sistema de producción Kaizen. De lo que se trata ahora es de implantar un sistema que esté más en consonancia con la mentalidad occidental, y por sobre todas las cosas que llegue a comprender la cultura y naturaleza que le son propias.

Debemos partir que la primera impresión que tienen los externos a la empresa cuando visitan sus recintos y dependencias es el orden y limpieza que en ello se observa, a tal punto de que muchos clientes pueden prescindir de los servicios o productos de una empresa al observar en ella desorden,inseguridad, falta de control, suciedad, y un mal ámbito laboral; suponiendo que una organización que presenta esas falencias no está en condiciones de ofrecer ni productos ni servicios de calidad, a un coste aceptable y dando cumplimiento a la entrega en cantidad y plazos.

Piense que opinión se llevaría usted si visitara un taller mecánico sucio y desordenado, o si entrara a la cocina de un restaurante y éste estuviera o presentara pésimas condiciones, con malos olores y suciedad entre otros. Ni dejaría su auto último modelo, ni se sentaría a comer producto alguno.

Es propio de una gran parte de los individuos tener una clara tendencia a la acumulación de insumos o papeles, a no guardar las cosas donde corresponde, extraviar elementos o componentes, archivar o guardar elementos en lugares donde no corresponde y esperar que otros limpien y ordenen las cosas. Ello es posible de corregir, y el sistema SCOL permite llegar a ello.

2. Qué es SCOL ®?

SCOL ® significa Sistema Continuo de Ordenamiento y Limpieza. Por qué Sistema? Porque un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin determinado. Es eso justamente lo que se pretende, es mucho más que un simple programa de ordenamiento y limpieza o un simpleproceso en igual sentido. Se pretende con la implementación y adopción del SCOL lograr una serie de efectos que interactúan entre sí, como lamotivación, la seguridad, los costos, la velocidad de respuestas y la mayor calidad y productividad en los procesos entre otros.

La segunda pregunta es: ¿a qué viene lo de continua? No se trata de lograr un orden y limpieza para una foto o un logro pasajero, se trata de mantener, conservar y mejorar de forma continua el buen orden y limpieza en cada elemento, componente, insumo, equipo e instrumentos existentes en la organización. Sin lugar a dudas ese ordenamiento y limpieza es también válido y fundamental para las personas que se desempeñan en la empresa.

3. Objetivos del sistema

El SCOL persigue el mejor orden y la mayor limpieza posibles a los efectos de mejorar la motivación y seguridad tanto del personal como de los clientes,proveedores y otros que se pongan en contacto con la empresa y/o sus instalaciones, servicios o productos; reducir los costos e incrementar la productividad, mejorar la calidad de vida laboral, reducir los niveles de enfermedades en el ámbito de trabajo, y lograr la mejor imagen de la empresa ante terceros a los efectos de ser considerada una organización de excelencia.

4. Cómo se implementa?

Su puesta en práctica requiere de una serie de pasos, conformados de la siguiente manera:

1. Diagnóstico a los efectos de conocer y tomar nota tanto de la magnitud positiva o negativa concerniente al ordenamiento y limpieza, como así también conocer la cultura y mentalidad existente en la empresa.

2. Concientizar al personal acerca de la necesidad imperiosa de establecer un cambio de actitudes. Demostrar los efectos negativos de sus actuales comportamientos, y los logros a conquistar a partir de la implementación de SCOL.

3. Capacitar a todo el personal, y entrenar a líderes SCOL para cada sector o proceso de la empresa a los efectos de que haga de facilitador ycoaching del personal, además de gestionar ante las autoridades de la empresa el aprovisionamiento de los elementos requeridos para un mejor orden y limpieza.

4. Poner en práctica los principios mediante las actividades individuales y grupales.

5. Revisión y análisis de situación por parte de los directivos medios y superiores a los efectos del necesario feedback.

6. Ajustes y mejoras de parte del personal.

El poner en práctica los principios de ordenamiento y limpieza requiere de un continuo análisis y corrección de las situaciones existentes.

5. Análisis para el ordenamiento y limpieza

El interrogarse, cuestionarse y preguntarse sobre cada situación que se presente es el paso fundamental en el sistema SCOL.

• ¿Qué es esto?

• ¿Hay un lugar donde el mismo deba estar?

• ¿En que lugar debería estar y de que forma, para que pueda encontrarse más rápido, no produzca daños o no se dañe, no se pierda o pueda ser sustraída?

• ¿En qué lugar debería estar para evitar dañarse o ensuciarse?

• ¿Es seguro el lugar donde está?

• ¿Es segura su actual ubicación para las personas que la manipulan o pueden llegar a estar cerca?

• ¿Podría dañarse, o dañar a otros elementos? ¿Cómo evitarlo?

• ¿Sus envases puede dar lugar a confusión o equivocación? ¿Puede dar lugar a un uso incorrecto o inadecuado? ¿Cómo prevenirlo?

• ¿Está correctamente identificado?

• ¿Está ubicado correctamente de acuerdo a su peso, tamaño, altura, superficie, peligrosidad y valor?

• ¿Se hace uso de software como elemento de apoyo para una mejor consulta de ubicación

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