REFERENCIA: Memorando de hallazgo de deficiencias de controles encontrados en el proceso de conocimiento del negocio.

INTRODUCCION

En el estudio sobre conocimiento del negocio, se hallaron situaciones de organización que deberán corregirse de acuerdo a las recomendaciones hechas por el equipo de auditoría para lograr cumplimiento con el sistema de control interno de la empresa y otros requerimientos necesarios para el buen funcionamiento de la entidad.

DEFICIENCIA ENCONTRADA

1. La compañía no ha definido los valores corporativos que deben seguir sus empleados en el desarrollo de sus labores.
2. La matriz de riesgo de ALTER CONSTRUCTORES aún se encuentran en proceso de construcción según lo informado por el Director, sin embargo no se evidencio tal avance
3. El Back up de la información contable y financiera es custodiado en la oficina del jefe de sistema, la cual presenta humedad.
4. El jefe de compras es el encargado de aprobar las compras de inventarios y de escoger a los proveedores.
5. El jefe de tesorería está facultado para tomar obligaciones financieras de cualquier monto
6. El área de auditoria interna no participa en la toma de inventario físico ni en la de activos.    

RECOMENDACIONES.

1. Desarrollar políticas enfocadas a la cultura de comportamiento y sentido de pertenencia de los empleados hacia la empresa para lograr que los proceso sean más sinérgicos y se logre un ambiente que propicie la consecución de los objetivos propuestos a corto, mediano y largo plazo.
2. Demostrar evidencia suficiente y competente que pueda dar respaldo al proceso adelantado por la organización en la identificación de riesgos en las instalaciones de la empresa, así como las acciones y controles propuestos para cada uno de los riesgos, también los planes de prevención para evitar llegar a consecuencias graves.
3. Realizar remodelaciones en las instalaciones del área de sistemas para minimizar riesgos de enfermedades laborales y/o accidentes de trabajo; reubicar la custodia del back up de la información contable y financiera en un espacio seco en el que solo tengan acceso el personal administrativo.
4. Gestionar el mejoramiento del proceso de compras de la empresa ALTER CONSTRUCTORES, con el fin de generar filtros en la selección de los productos a adquirir y de las firmas autorizadas para que se adelanten las compras de inventarios; todo quedando documentado en los procedimientos de control interno.
5. Reasignar la responsabilidad de la adquisición de obligaciones financieras al gerente o director financiero de la compañía con el establecimiento de firma conjunta del Director o Gerente General de la compañía, sobre el cual recaerá la responsabilidad principal.
6. Aconsejamos al Departamento de Auditoria Interna, participar dentro de los procesos llevados a cabo al interior de la organización, dentro de los cuales está la consecución de los procesos de control interno: Presenciar la toma de inventario físico, la inspección de activos tangibles, los arqueos de cajas, el cumplimiento de las normas legales y estatutarias, entre otras.