Salud Ocupacional

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación,

eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualización y la información descrita al inicio de esta actividad, usted debe identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

• Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es

momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

1. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

2.Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

3.Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada

mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

DESARROLLO

1. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

1. El horario para la recepción, despacho y entrega de correspondencia interna

en el Departamento de Archivo y Correspondencia, es el siguiente:

RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

DE LUNES A VIERNES

8:00 AM -6:00 PM

SABADOS

9:00 AM- 12:00 PM

- El servicio de correspondencia interna debe ser utilizado sólo para asuntos laborales relacionados.

Por cada correspondencia la Unidad y/o Departamento, deberá elaborar en triplicado el formato de Nota de Entrega:

• Una (1) para el Departamento y/o Unidad remitente, debidamente

Firmada.

• Una (1) para el departamento y/o Unidad destinataria, debidamente

Firmada.

La Relación Diaria de Recepción y Envío de Correspondencia deberá ser devuelta de forma inmediata, debidamente firmada como recibido y revisado por el funcionario receptor con carácter obligatorio.

Las encomiendas (Cajas, libros, bultos, equipos, entre otros) deben estar acompañados de un memorando donde se indique los datos necesarios como remitente, destinatario y asunto.

2. Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

La comunicación que se genera es interna

3. Teniendo en cuenta la forma de comunicación

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