Sistema Automatizado Para El Control Y Gestión De Expedientes En El Despacho Jurídico IS Sánchez & Asociados

INTRODUCCION

Existe en estos tiempos la convicción generalizada del profundo impacto que la informática está produciendo en la sociedad actual, generando transformaciones en todos los ámbitos de la vida social y por supuesto en la ciencia del Derecho. Hace apenas unos años la introducción de la informática en el poder judicial era aún una utopía, los Juzgados y Tribunales de Justicia desarrollaban sus funciones en medio de todo tipo de limitaciones de infraestructura y la ausencia total de las herramientas informáticas. La justicia no puede permanecer al margen de la necesaria informatización, en el ordenamiento de los ingresos de causas, seguimiento de expedientes, determinación de audiencias, emisión de documentos rutinarios, análisis estadísticos, manejo de archivos, control de plazos procesales, entre otros.

Entre el Derecho y la Informática es posible apreciar dos tipos de interrelaciones. Si se toma como enfoque el aspecto netamente instrumental, se está haciendo referencia a la informática jurídica. Pero al considerar a la informática como objeto del Derecho, se hace alusión al Derecho de la Informática o simplemente Derecho Informático.

Por tanto, la Informática Jurídica es una ciencia encaminada a organizar y controlar la información jurídica de documentos, expedientes, libros, trámites y otros, mediante la aplicación de programas de administración que permitan crear identificadores y descriptores para la clasificación de dicha información.

Es utilizada en tribunales, despachos, notarías, entre otras oficinas jurídicas para llevar el seguimiento de trámites y procesos con el objeto de mantener actualizada la información y poseer un buen control de la misma.

El presente proyecto, cuyo titulo es “Sistema Automatizado para el Control y Gestión de Expedientes”, consiste en el desarrollo de un sistema automatizado para controlar la gestión y seguimiento de los procesos judiciales en el Despacho Jurídico “IS Sánchez & Asociados”. Este control y gestión abarca el seguimiento desde la presentación de la demanda, pasando por todas sus etapas, hasta la emisión de la sentencia en última instancia indicando el cierre del proceso.

La metodología a seguir para el desarrollo de los objetivos consiste fundamentalmente en las siguientes etapas

Etapa I: Diagnóstico.

Se describe el planteamiento del problema y toda la descripción de la situación actual, se realiza la detección de necesidades identificando las carencias, en el se obtendrá una descripción acerca de la problemática presente, se identificaran el procedimiento que se utiliza actualmente y se detectará la falla que lo causa, todo ello se obtendrá por medio de los instrumentos de recolección de datos tales como: Entrevista, Encuesta, Cuestionario y la Observación Directa.

Etapa II: Determinación de requerimientos.

En esta fase se definirán y establecerán las áreas claves que serán consideradas de estudio, se conocerán las debilidades, fortalezas y las amenazas que esta pudiese presentar, se analizará el tipo y cantidad de documentos que utilizan y se definirá que es lo que realmente necesita el nuevo sistema para mejorar los procesos existentes.

Etapa III: Diseño.

Comprende la descripción de la propuesta, la descripción de los diagramas de apoyo junto a la descripción de los procesos, administración de los datos, procesamiento de transacciones y de información, las pruebas con sus planes y técnicas de adiestramiento.

Etapa IV: Análisis económico.

El análisis económico evaluará la factibilidad de la propuesta, en este se describirá los costos que tendrá el proyecto en sus diferentes fases, tanto operativo, personales, materiales, de inducción, y los beneficios que de él se obtendrá. Este capitulo es muy importante porque de acá se tomará la decisión de aceptar o rechazar la propuesta.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Despacho IS Sánchez & Asociados, es una firma que reúne a un dinámico grupo de profesionales que combina, convenientemente, sus distintas especialidades en los campos del Derecho, la Informática y otras áreas como Ciencias Fiscales y Contaduría, para ofrecer a sus clientes un servicio de excelencia.

En tal sentido, el Despacho siempre se ha caracterizado y esforzado por ser una empresa de vanguardia, que siempre busca mantenerse en los primeros lugares en el medio competitivo en que se desenvuelve, buscando conservar su respeto nacional e internacional en el ambiente informático jurídico.

El Despacho siempre se ha ocupado de preparar a su equipo de trabajo y de incorporar tecnologías de punta, que permitan elevar el nivel de excelencia de la organización.

La Gerencia de Documentación e Información del Despacho, ha definido su objetivo principal bajo la premisa de extender sus servicios al mayor número de personas dentro de la organización, con un máximo de conocimientos. Para esto, se ha valido de la tecnología como medio para alcanzarlo, quedando de manifiesto, la necesaria vinculación que existe entre las tecnologías de la información y los servicios de información, ya que éstas permiten ejecutar acciones contundentes que generan gran impacto en las organizaciones.

El Archivo Jurídico Centralizado, fue la responsable del desarrollo y evolución del proyecto del sistema de información, actualmente, en el Archivo no existe un sistema automatizado que permita el almacenamiento, la recuperación y la difusión de información pertinente en materia de expedientes generados en los juicios y gestiones legales.

También se observa un desconocimiento por parte de los abogados, pasantes y personal del contenido real del fondo documental resguardado en el Archivo, en materia de expedientes.

Actualmente se observa el consumo de una cantidad de tiempo considerable que podría ser usado en mejorar la calidad de servicio prestado al cliente y a su vez en mejorar el ambiente de trabajo. Por otra parte otro factor que se debe considerar es que el archivo físico tiene un tamaño determinado y el espacio es muy reducido por lo que se hace necesario aglomerar aquellos expedientes cuyos clientes no visitan con regularidad al Despacho en otro espacio, para mejorar el proceso de búsqueda de expediente sin posibilidad de tener un respaldo. Esto llega a ser un grave problema ya que por el simple criterio de ahorrar espacio físico corre la posibilidad de generar expedientes duplicados carentes de una información que en un momento determinado podría ser pieza clave para tomar una decisión. La confidencialidad de los registros es también otro factor que se vislumbra

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