Sistemas Computacionales

METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

1Formulación del problema

La descripción de la situación actual y la deseada para el problema se presenta enla figura 1.1.

Figura1.1 Diagrama de caja negra del proceso de compra, administración y despacho de medicamentos e insumos médicos del Hospital Nacional Rosales de ElSalvador

Planteamiento del problema

El problema que se esta analizando dará respuesta a los problemas actuales del sistema de Compras, Administración y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos del Hospital Nacional Rosales resolviendo los problemas de cada una de las unidades involucradas.

Subdivisión del problema en sub-problemas

A continuación se presentan los problemas que afectan a cada una de las áreas involucradas en el sistema:

Servicio de Farmacia

▪ Consolidación manual de la información.

▪ Inadecuada distribución de la carga de trabajo.

▪ Aglomeración de pacientes en cola.

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional:

▪ Falta de acoplamiento de los datos.

Almacenes

▪ Espacio ineficiente.

▪ Inadecuada distribución de espacio.

▪ Equipo obsoleto.

▪ Equipo ineficiente e inapropiado.

Planteamiento del problema general del sistema de información

El problema puede ser sintetizado a manera de pregunta así:

¿Un Sistema Informático para el Apoyo a los Procesos de Compra, Administración y Despacho de Medicamentos e Insumos Médicos del Hospital Nacional Rosales de El Salvador contribuirá para hacer más eficientes estas actividades?

Estado Actual

El Hospital Nacional Rosales cuenta con tres farmacias:

▪ Consulta Externa (pacientes ambulatorios).

▪ Pacientes Internos.

▪ Emergencias.

Las farmacias se coordinan con el sistema de almacén para la entrega de los respectivos medicamentos a un tiempo determinado de acuerdo a la frecuencia de uso de cada tipo de medicamento.

El proceso implica las siguientes tareas: compra de insumos y medicamentos, administración de inventarios de insumos y medicamentos, suministro a farmacias, control y despacho de medicamentos y prescripción de medicamentos.

Actualmente, estas tareas son realizadas manualmente, lo que dificulta la coordinación entre el sistema de almacén y las farmacias, puesto que la información referente a existencia de medicamentos, demanda, entre otras, no es precisa y confiable, además que no es común para cada una de las entidades.

El proceso de despacho de medicamentos es ineficiente; diariamente se generan extensas colas en las farmacias. Con frecuencia se detectan errores en farmacia tales como recetas prescritas por médicos que no tienen autorización de recetar determinada cantidad y/o tipo de medicina, despacho de presentaciones de medicina diferentes de las autorizadas para el servicio, recetas mal prescritas; entre otros.

Los datos que se generan en los almacenes y farmacias así como en la Unidad de Compras y Adquisiciones Institucional (UACI) no son procesados de manera adecuada actualmente, por lo que la información generada durante el proceso de transformación no es precisa ni oportuna lo cual conlleva a que cada una de estas áreas presente dificultades para obtener y generar información.

Para describir la situación actual, se toman en cuenta principalmente los resultados de la encuesta dirigida a pacientes ; por ser ésta la principal fuente de información proveniente de los usuarios directos del servicio de farmacia.De los resultados de la encuesta se destacan:

El 74% de los pacientes del Hospital Nacional Rosales hacen uso mensualmente del servicio de farmacia .

Uno de los problemas que más afecta al servicio de farmacia son los largos tiempos de espera para el despacho de medicamentos; prueba de ello es que el 69.4% de las personas encuestadas aseguró haber esperado más de una hora en cola.

El 86% de los pacientes encuestados afirmó que el turno en el que se hace más difícil para retirar medicamento es por la mañana, es decir el horario de las 7:00 a.m. a 12:30 p.m. El 52.2% de los pacientes respondió que se ha marchado alguna vez de la ventanilla de farmacia sin haber recibido sus medicamentos, de éstos el 68.5% afirmó que la razón por la que no se le despachó el medicamento fue la falta de existencias del mismo, mientras que el 20.3% afirmo que la mala elaboración de la receta fue la razón por la que noobtuvo los medicamentos.

El 47.7% de los pacientes que respondió la encuesta expresaron que el principal problema del servicio de farmacia es la ineficiencia en el proceso de despacho, mientras que un 22.1% expresó que la mala organización de la unidad es el principal problema en la actualidad.

La información anterior sugiere que el problema principal en las actividades de despacho de medicamentos es la ineficiencia en la que el servicio es proveído.

Los problemas concretos del estado actual se citan a continuación:

▪ Proceso de despacho de medicamentos en forma manual e ineficiente.

▪ Inadecuado proceso de verificación de existencias de medicamentos.

▪ Errores en farmacia tales como recetas prescritas por médicos que no tienen autorización de recetar determinada cantidad y/o tipo de medicina, falta de información de restricciones.

▪ Dificultad para consolidar la información de medicamentos en existencia en las unidades de almacén y farmacia.

Estado Deseado

En el estado deseado, las características de la situación propuesta son las siguientes:

▪ Proceso de despacho de medicamentos de forma automatizada y eficiente.

▪ Existencia de una herramienta automática que permitirá mejorar los mecanismos de verificación de existencia de medicamentos en tiempo real.

▪ Proceso automatizado para la autorización de recetas prescritas por médicos según cantidad y/o tipo de medicina.

▪ Consolidación de datos de medicamentos en existencia en las unidades de almacén y farmacia por medio de una herramienta automática.

Búsqueda de Soluciones

Para la búsqueda de soluciones se necesita identificar las causas del problema identificado, para este fin se ha decidido utilizar el método Ishikawa (diagrama causa - efecto), con el cuál se podrán identificar aquellos aspectos claves que deben ser tomados en cuenta para la generación de una correcta solución.

Para identificar los sectores globales, que intervienen en el proceso de compra, administración y despacho de medicamentos se recurrió por separado a cada uno de los directores de cada unidad involucrada en dichos procesos, y en un proceso de lluvia

...