Sistemas Y Procedimientoas Administrativos- El Analista De Sistemas

EL ANALISTA DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Como el especialista es hasta cierto punto un técnico, se procura que deberá ser también un analizador. Sin embargo, un examen de la tarea puede conferir una profundidad inesperada a esta característica. Al ejecutar la operación de recabar los informes, es fácil que no se le dé la importancia debida a la necesidad de contar con las cualidades de orden, percepción, capacidad para relacionar y sentido para valorar los datos.

Orden: Las entrevistas con el personal cuando se realiza un estudio de sistemas, no podrán efectuarse del modo más fácil, es decir, empezando por el principio de cada procedimiento y siguiendo la afluencia de trabajo hasta su término. Con frecuencia, los datos se reciben en desorden. Un aspecto importante del problema de análisis, lo constituye la habilidad del especialista para ordenar el material, tanto en su mente como al escribirlo.

Percepción: Tendrá que poseer también la habilidad necesaria para percatarse de que algo falta o de que hay incompatibilidad entre los datos, aunque sea parcial. Ser un buen oyente es parte de dicha habilidad; pero, además, se requiere un alto grado de capacidad perceptiva.

Relación: A medida que se va asimilando la información recopilada, es necesario irla relacionando con la anterior. No se trata de una comparación rutinaria según nociones preconcebidas, sino más bien de ese tipo de comparación fuera de lo usual, que no se le ocurre hacer al común de las personas.

Valoración: Uno de los aspectos más difíciles del trabajo en sistemas es el establecimiento de una base real sobre la cual desarrollar el trabajo. El testimonio de otras personas puede estar influenciado por prejuicios, ser desorientador o incomprensible. Toca al especialista recopilar sus datos con habilidad y probarlos para hacer una valoración adecuada de ellos.

PERFIL DEL ANALISTA DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Los requisitos específicos para un experto de sistemas capaz, pueden ser definidos, en la mayor parte de los casos, revisando los pasos o etapas que se contienen en la mayoría de las misiones de la especialidad. En una u otra ocasión, el experto tendrá que desempeñar trabajos que le exigirán:

1) Iniciar el trabajo mismo.

2) Recopilar informes sobre la situación.

3) Analizar los datos recabados.

4) Preparar un planteamiento del problema.

5) Buscar las posibles soluciones.

6) Sintetizar el mejor camino.

7) Asegurarse la cooperación de los supervisores de la operación.

8) Presentar el plan a la dirección y obtener su aprobación.

9) Instalar el sistema.

Aunque todos estos pasos pueden ser descritos en otras palabras y sujetárseles a un perfeccionamiento o condensación por parte de aquellos que los estudien, constituyen las etapas básicas de cualquier trabajo de sistemas. También describen las cualidades especiales de todo especialista en sistemas, porque un examen de dichos nueve pasos demostrará que debe ser al mismo tiempo vendedor, analizador, creador e innovador.

CARACTERÍSTICAS

Vendedor

Posiblemente la habilidad más importante y menos reconocida en el especialista de sistemas es la de ser un buen vendedor. Desde el instante en que se le destine a un estudio de sistemas hasta dar cima a la instalación, se encontrará constantemente en una situación que requiere capacidad para vender en mucha mayor dosis que la exigida en muchas situaciones de ventas.

Consideremos el primer aspecto de la tarea: ponerla en marcha. Apenas en unas cuantas situaciones encontraremos que el especialista sea recibido de un modo amistoso, al presentarle con el personal de la línea de operación. En la mayoría de las circunstancias, la recepción que se le hace es pasiva, -y eso en el mejor de los casos- Su primer paso deberá ganarse la aceptación de su persona.

Creatividad

El desenvolvimiento de nuevas ideas e innovaciones en la solución de los problemas de sistemas es algo para lo cual no existen reglas. Una y otra vez los hombres mejor calificados por su preparación o experiencia, son quienes han producido ideas de gran mérito Ésa ha sido la historia de los grandes inventos. Muchos creen que todos los hombres y las mujeres poseen habilidad creadora, aunque en muchos permanezca dormida. Ciertamente, es una cualidad necesaria para mejorar los sistemas.

El especialista debe ser capaz de asimilar su conocimiento de las cosas fuera del área de estudio, y aplicarlo al problema que esté atacando. Por ejemplo, la computadora electrónica es el resultado de tres aplicaciones importantes de un conocimiento no comercial a los problemas de negocios. En 1642, Pascal utilizó las características de la rueda para inventar una máquina que podía sumar: En 1942, Aiken empleó las características de las rutas eléctricas (circuitos) para seleccionar con rapidez las ruedas (contadoras) que tendrían que ser activadas para realizar operaciones aritméticas. Eckert y Mauchly usaron las características de los tubos electrónicos para seleccionar circuitos y realizar operaciones de cálculo a velocidades fantásticas.

El especialista en sistemas necesita poseer esas mismas cualidades de imaginación creadora. La empleará al efectuar el análisis de las condiciones para las cuales se espera encuentre una solución.

Otras cualidades

Es evidente que el especialista debe tener todas las cualidades propias del nivel ejecutivo. Es necesario que cuente con la apariencia, personalidad, confianza en sí mismo y todas las cualidades en general que lo hagan aceptable a los estratos superiores de la administración. Aparte de ello, requiere tener cualidades íntimas, no relacionadas precisamente con los sistemas. Debe ser ambicioso, porque en su trabajo encontrará muchas frustraciones y desengaños. Su ambición será algo más que la paciencia, porque se trata de una virtud no estática sino dinámica, que impulsa al hombre hacia adelante a pesar de todos los contratiempos y dificultades.

Además, necesita tener también esa cualidad denominada integridad, porque será desde luego en su perjuicio, que carezca de una reputación de honradez y franqueza. Es cierto que al ser franco tendrá más de una dificultad; pero es más fácil enfrentarse a una posibilidad así que a la que resulte de una falta de integridad al tratar con sus compañeros de trabajo y la dirección. Debe existir una confianza absoluta por parte de éstos, de que las opiniones expresadas por la persona con quien tratan son sinceras, aunque difieran ampliamente de las de ellos.

Tiene que ser muy competente.

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