Terminos Archivisticos

Términos Archivísticos

• Administración Documental:

Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

• Clasificación:

Acción y efecto de clasificar. Determinar categorías o sectores, en los cuales deben ser distribuidos los elementos o las materias diversas, cuyo estudio se quiere facilitar y cuya búsqueda se quiere racionalizar.

• Conservación:

Es la actividad que comprende todas las actuaciones necesarias para los documentos de archivos se conservan en tanto duren sus valores. Permite tomar al documento como prueba e información.

• Cronológico:

Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

• Documentación:

Conjunto de documentos referentes a algo o alguien. Departamento de una empresa donde se guardan documentos y obras de consulta. Constituido por biblioteca, fototeca, archivo.

• Documento:

Testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia. Escrito que sirve para justificar o acreditar algo; tal como un título profesional, una escritura notarial, un oficio o un contrato. Instrucción, o enseñanza de una materia. Consejo o enseñanza sobre comportamiento.

• Foliación:

Numeración interrumpida en cada documento, tomo o volumen, es decir, que cada unidad tiene su propia numeración, empezando en 1.

• Gestión de documentos:

Ligada íntimamente a la valoración de documentos, comprende: planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades de gestión relativas a los documentos antes de llegar a los archivos históricos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, micro formas, técnicas de la automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en la obtención de calidad y cantidad de los documentos producidos, evitando la acumulación irracional, simplificación de actividades, coordinación entre órganos productores y archivos, eliminación sistemática, información al día, información complementaria, en definitiva fluidez y eficacia.

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