Tipos De Diagramas Automatizacion De Procesos Administrativos III

DIAGRAMAS

Diagrama: el vocablo “grama” derivado del griego “gramma” significa dibujo, gráfica, dibujo, escritura o registro. Diagrama es la representación gráfica de alguna situación, hecho, operación, movimientos, inspección, decisiones, en fin, de diferentes fenómenos.

En administración, se utilizan diversos como instrumentos administrativos que comunican reglas, analizar situaciones y proponer mejoras. Utilizan símbolos estandarizados para garantizar la comprensión de todos los involucrados. Son utilizados para representar operaciones o procesos que se realizan en las empresas.

Ventajas de los diagramas:

1. Presentan la información en forma sencilla, mejor que una larga descripción narrativa.

2. Son una fuente de consulta oficial en la empresa.

3. Sirve de guía para análisis organizacionales de mejoras administrativas. Permiten un análisis e identificar problemas o mejoras potenciales.

4. Toda la información relacionada se puede representar en un solo lugar.

5. Permiten centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos, omisiones, ciclos de revisión, demoras y concentración de papeleo.

6. Son de fácil comprensión tanto para el personal de la organización como para el de otras organizaciones y facilitan la práctica de las operaciones.

7. Permite al personal involucrado identificar y realizar correctamente las actividades, así como una mejor coordinación entre las diferentes áreas u organizaciones.

8. Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel de la organización.

9. Son fáciles de elaborar y no requieren de equipo especial para realizarse.

RESUMEN DE LOS TIPOS DE DIAGRAMAS Y SUS CARACTERISTICAS

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O SUBDIVISION CARACTERISTICAS VARIANTES

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DE FORMAS Se ocupa del flujo de los documentos o formas Flujo de copias de las formas.

Flujo de formas y operaciones que atraviesa una forma.

DE FLUJO DEL PROCESO Centra la atención en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo. DE LABORES: Que, quien o donde y como se realiza cada operación.

DE METODO: Como se realiza cada operación.

ANALITICO: Para que se hace cada operación.

LUGAR: En qué lugar se hace o lleva a cabo la operación.

MIXTO: Se pueden integrar diferentes características de los diagramas ya sea las labores, el método, las causas o razones, etc.

CURSOGRAMA ANALITICO: Detalla el proceso y permite realizar análisis para incorporarle mejoras.

CURSOGRAMA SINOPTICO:

INFORMACION Es un activo valioso en la organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto de flujo de los procesos. DFD´S DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS:

MOVIMIENTOS Estos diagramas registran el movimiento. Por ejemplo, los movimientos que tiene que realizar un operario para llevar a cabo una tarea. Registra también movimientos de personas, documentos, materiales, etc. Diagrama de corrido o circuito.

Diagrama de hilos.

Ciclograma

Gráfico de una trayectoria.

RESUMEN DE LOS TIPOS DE DIAGRAMAS Y SUS CARACTERISTICAS

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O SUBDIVISION CARACTERISTICAS

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E BLOQUE La información que presentan es general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes. Utilizados para mostrar una situación ante una audiencia.

DETALLADO La información presentada es rica en detalles. Estos detalles permiten capacitar personal, mostrarles cómo realizar sus labores. También es excelente fuente de consulta para los empleados antiguos, cuando desean resolver dudad respecto a la organización.

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O VERTICAL El flujo en estos diagramas se representa de abajo hacia arriba. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado superior. Los siguientes niveles se colocan hacia abajo.

HORIZONTAL El flujo en estos diagramas se representa de izquierda a derecha. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado izquierdo. Los siguientes niveles se colocan hacia la derecha.

TABULAR, COLUMNAR La presentación de la información se hace en columnas. Cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama.

MATRICIAL La presentación de la información se hace a través de una matriz. Cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama. Así mismo, las filas tienen un significado diferente al que hay que prestar atención.

ARQUITECTONICO Planos de los lugares en que se lleva a cabo el hecho diagramado. En general, sirven para mostrar los movimientos de las personas, documentos,

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