Trad Infraestructura

Medellín, Junio 20 de 2002 022-2002

Doctora

BEATRIZ ELENA RAMIREZ

Almacenista General Municipal

Municipio de Copacabana

ASUNTO: PROPUESTA PARA LA ORGANIZACION Y CLASIFICACION DEL ARCHIVO CENTRAL Y ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE LA ALCALDÍA

Atendiendo la invitación enviada por ustedes el 19 de junio, GESDOC Y CIA. LTDA. Se permite presentar la siguiente propuesta para la ejecución de las actividades que tienen como objetivo el asunto en mención.

1. ORGANIZACION Y CLASIFICACION DEL ARCHIVO CENTRAL

 Inventariación del Archivo Central: Registro de las unidades documentales (libros, carpetas y demás) identificando los datos que describen el contenido de las mismas, este facilitará la aplicación de las Tablas de Retención Documental y se convertirá en un instrumento de recuperación.

 Clasificación y Ordenación de los documentos del Archivo Central: Identificación y agrupación de series documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad y ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden (alfabético, numérico, cronológico, entre otros) previamente acordado.

 Rotulación y almacenamiento: Luego de dar un orden lógico a los documentos y unidades de conservación se procederá a la foliación, se marcarán las carpetas y cajas de acuerdo a lo establecido previamente y finalmente se re-archivan dichas unidades de conservación en los estantes.

PERSONAL: Para la clasificación y Ordenación del archivo Central, GESDOC Y CIA. LTDA. dispondrá de 2 personas, que deberán laborar como mínimo 8 horas diarias y un coordinador.

VALOR: Ocho millones de pesos ($8’000.000) más IVA.

2. ELABORACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Para la documentación de los diferentes fondos documentales de la Alcaldía Municipal.

 Sensibilización y Capacitación: La sensibilización dirigida a todo el personal de la entidad (4 horas), capacitación inicial para el funcionario(s) lideres del proceso (15 horas), capacitación final al funcionario(s) lideres para la posterior aplicación de las Tablas de Retención Documental (15 horas).

 Recolección y análisis de información.

 Elaboración de tablas de retención documental.

 Acompañamiento para la presentación de tablas de retención ante el comité evaluador.

 Seguimiento y ajustes hasta la aprobación final por parte del comité evaluador.

PERSONAL: Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, GESDOC Y CIA. LTDA. dispondrá de 2 asesoras. (Ver Hojas de Vida anexas).

VALOR: Quince millones de pesos M/L ($15´000.000.00) más IVA.

3. PRODUCTO

GESDOC Y CIA. LTDA. entregará como producto final:

1. El Archivo Central debidamente clasificado, ordenado, inventariado y rotulado.

2. Tablas de Retención Documental de los diferentes fondos de la alcaldía de Copacabana, presentadas en papel y en archivo electrónico.

3. Se entregará a los funcionarios que asistan a la sensibilización y Capacitación un documento resumen sobre el contenido de las mismas.

4. Bases de datos en Excel de los inventarios documentales.

4. VALOR AGREGADO

GESDOC Y CIA. LTDA. Entregará como valor agregado:

• Manual de normas y procedimientos de archivo, elaborado de acuerdo a los procesos específicos de la alcaldía municipal de Copacabana: Es la recopilación y

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