Un mapa mental que sintetice en forma clara y precisa, los elementos más importantes en el proceso de clasificación de documentos teniendo en cuenta los recursos anteriores.

ACTIVIDAD

1- Realice un informe que contenga:

• Un mapa mental que sintetice en forma clara y precisa, los elementos más importantes en el proceso de clasificación de documentos teniendo en cuenta los recursos anteriores.
• Muestre una síntesis de los procesos básicos establecidos en Tablas de retención y transferencias documentales.

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SÍNTESIS DE LOS PROCESOS BÁSICOS ESTABLECIDOS EN TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TABLAS DE RETENCIÓN: Es un listado de series o subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así mismo establece la disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad vigente.

Los beneficios que traen las Tablas de Retención, facilitan la recuperación de la información, racionalizan la producción documental, facilitan el control y el acceso de los documentos, regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central y facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema.

Los objetivos principales de las Transferencias son optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente, por otro lado traspasa a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta de los documentos.

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SEGÚN ACUERDO 004 DE 2013

Ámbito de aplicación: Todas las Entidades del Estado tanto de orden, nacional, departamental, distrital y municipal, así como las entidades privadas que cumplan funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental según los acuerdos y las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.

Las Tablas de retención documental se elaboran y aplicaran tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, así como las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar para la organización de Fondos Documentales Acumulados. De igual forma las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas.

La elaboración de las Tablas de retención documental y las tablas de valoración documental se llevaran a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico- funcional de cada entidad. También podrá tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención documental los procesos de la entidad pero en todo caso siguiendo la estructura orgánico-funcional.

Los tiempos de retención consignadas en dichos instrumentos archivísticos, deben definirse por series y subseries documentales, así como no podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales independientemente que como estén almacenados o ya sean físico o electrónicos. La tabla de retención documental y la tabla de valoración documental deben reflejar la totalidad e integralidad de la producción documental de la respectiva entidad.

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Su elaboración se llevará a cabo teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aprobadas por el Archivo General de la Nación.

Para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1- Idoneidad: La elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán realizarse por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado.

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