Unidad 4 Registros Electronicos

UNIDAD 4. SISTEMAS DE REGISTROS CONTABLES

En la actualidad, los sistemas contables brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada. Esta información financiera es valiosa para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

4.1 CATALOGO DE CUENTAS

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. El Catálogo de Cuentas contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

4.1.1 CONCEPTO, CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. El Catálogo de Cuentas contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

IMPORTANCIA.

Es importante tener un Catálogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la Contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un Catálogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio.

Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un Catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe.

En sistemas de Registro Directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificación numérica de las cuentas Un Catálogo de Cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas de Gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.

Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. El tamaño del catálogo de cuentas se hace conforme a la magnitud y giro de la empresa, el catálogo de cuentas es una herramienta muy útil ya que por medio de esta tenemos un mejor control de las cuentas.

OBJETIVOS.

La elaboración de un catálogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

*Facilitar le elaboración de estados financieros.

*Estructurar analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.

*Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización

*En caso de auditoría, aligerar al auditor su labor.

*Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración, a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos que integran el catálogo de cuentas.

*Facilita su manejo, incluso su memorización.

4.1.2 ELABORACION DEL CATALOGO DE CUENTAS

TIPOS DE CATALOGOS DE CUENTAS.

Alfabético: Este tipos de catálogo consiste en codificar las cuentas con letras del A-Z. Ejemplo: AAA Caja.

Numérico: Este Consiste en codificar las cuentas contables con números. Ejemplo 1 Activo, 11 Activo Circulante.

Decimal: Este es el más utilizado y consiste en separar los números con un punto. Ejemplo: 1. Activo, 1.1. Activo Circulante, 1.1.1. Activos Disponible, 1.1.1.1. Cajas, 1.1.1.1.001 Caja General, 1.1.1.1.002 Fondo Fijo.

Alfanumérico: Consiste en codificar el catálogo con letras y numero. Ejemplo: 1A Activo, 2B Pasivo.

Nemotécnico: Consiste en codificar el catálogo con letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial ,se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forme parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación. Ejemplo: A Activo, AC Activo Circulante, AF Activo Fijo.

Combinado: Un sistema de catálogo de cuenta es combinado cuando se ocupa dos o más sistemas de las antes ya mencionado. Ejemplo: Combinar El sistema decimal y el sistema alfabético.

Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a los particulares, la cual se conforma de cuatro niveles de clasificación y cinco dígitos como sigue:

Su elaboración consiste:

0  genero

0  grupo

0  clase

00  cuenta específica

GÉNERO:

Clasificación de las cuentas atendiendo a su naturaleza y función financiera.

GRUPO:

Determina el conjunto de rubros que integran cada género en forma estratificada, permitiendo conocer a niveles agregados su composición.

CLASE:

Permite el ordenamiento particular de las operaciones.

CUENTA ESPECÍFICA:

Establece el registro pormenorizado de las operaciones.

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.

Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento en el catálogo ya que esto podría representar entre otras cosas:

Confusión de los criterios contables a seguir.

• Reprocesos contables.

• Modificaciones a los programas de computación por parte del área de sistemas.

• Pérdida

...