VENTA DE PRODUCTOS
Enviado por laulet8 • 8 de Julio de 2011 • 1.361 Palabras (6 Páginas) • 1.433 Visitas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA VENTA DE PRODUCTOS
FINANCIEROS
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OBJETIVO
Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la
solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por
la Sección de Almacén General a las distintas unidades de la Institución, además de
establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del
proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.
UNIDADES QUE INTERVIENEN
- Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de
Almacén General.
- Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas).
- Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.
FORMULARIOS UTILIZADOS
- Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina (Forma 411-12).
- Nota de Devolución de Materiales y Útiles de Oficina al Almacén General
(Forma 411-13).
- Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras
(Forma 411-14).
- Nota de Entrega (Forma 411-15).
NORMAS
1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de
oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del
resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas
y académicas que conforman la Institución.
2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de
materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de
Almacén General.
3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de
Materiales y Útiles de Oficina.
4. La Sección de Almacén General deberá enviar a la unidades solicitantes el
Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente.
5. La Sección de Almacén General mantendrá un Calendario de Pedidos de
Materiales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y
financieros.
DE LA SOLICITUD
6. Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse, únicamente, con
el formulario digitalizado Forma 411-12.
7. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina, si no se
ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina.
8. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina, manuscritas o en
máquina de escribir.
9. Toda Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina deberá contener:
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Código de la Unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante .
- Ubicación física de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la persona que recibirá el material.
10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la
unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén
General a las Unidades Consumidoras” (Forma 411-14), con las observaciones
pertinentes.
11. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institución que presente
problemas para su proceso, deberá ser notificada a la Dirección de Servicios.
12. Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de
Presupuesto, ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad solicitante.
13. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes
deberán enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el
calendario establecido por la Sección de Almacén General, o la modalidad que
establezcan el Departamento de Compras y Suministros y la Dirección de
Servicios.
14. Las unidades deberán realizar la Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina de
forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén General, tiempo después
de su recepción.
DEL DESPACHO
15. La Sección de Almacén General llevará el registro histórico de cada unos de los
artículos, señalando la descripción del artículo y su código respectivo
16. Todo despacho de materiales y útiles de oficina se registrará en el Libro de
Despacho.
17. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:
- Número de la Solicitud.
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Fecha de despacho.
- Firma del despachador.
- Número de la factura
18. Todo ingreso y salida de materiales o útiles de oficina serán registrados en las
Tarjetas Kardex (únicamente en bolígrafo tinta negra) y en el sistema de
inventario vigente.
19. Las Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina serán despachadas en el orden
de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles.
20. Los materiales y útiles de oficina, sólo serán autorizados y entregados por el
personal asignado para tal fin, bajo la supervisión del Jefe del Almacén General.
21. La Sección de Almacén General deberá colocar a todos los materiales o útiles de
oficina despachados la etiqueta o, en su defecto, un
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