Ventajas Y Desventajas

Cuando se trata de utilizar Microsoft Excel o Microsoft Access no tengo favorito. Algunas veces el mejor programa para administrar los datos es el que menos se espera.

Realizar la elección correcta es vital si desea obtener acceso a la información, así como actualizarla, con el mayor rendimiento y precisión. En este artículo hablaremos sobre la elección del mejor programa para sus datos.

Tanto Access como Excel permiten:

Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.

Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la información deseada.

Usar vistas de tablas y gráficos dinámicos de Microsoft PivotTable® y Microsoft PivotChart® para trabajar con los datos de forma interactiva.

Crear informes sobre los datos y verlos en varios formatos.

Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla.

Crear una combinación de correspondencia de Microsoft Word, por ejemplo, para producir grandes cantidades de etiquetas de remite.

Conectarse a datos externos y verlos, realizar consultas y modificarlos sin necesidad de importar.

Crear páginas Web para mostrar los datos como de sólo lectura o para obtener acceso a ellos en un formato que se pueda actualizar.

Importar datos de bases de datos externas (Access, Microsoft SQL Server™) y de otros tipos de archivo (.txt o .htm).

Ambos programas organizan los datos en columnas, también denominadas campos, que almacenan un tipo específico de información o tipo de datos. En la parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access.

Como ejemplo, podría crear una lista de personal. Dicha lista podría tener cinco columnas para organizar los números de id., los nombres, los apellidos, los números de teléfono del trabajo y las fechas de contratación de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna contendría las etiquetas de texto que describirían los datos.

¿Por qué se realiza esta comparación?

Es una buena pregunta. Después de todo, Excel no es un sistema de administración de bases de datos. Es un software de hoja de cálculo que almacena unidades de información en filas y columnas de celdas denominadas hojas de cálculo. La tarea más común que se realiza en Excel es la administración de listas como números de teléfono y datos de personal. Por el contrario, Access almacena los datos en tablas que parecen hojas de cálculo pero que están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en campos de otras tablas.

Por esta razón, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada

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