Software Contables

SISTEMAS CONTABLES

DEFINICION:

Son los programas de contabilidad o paquetes contables, utilizados para sistematizar, optimizar y simplificar las tareas de contabilidad. Un Software de contabilidad se encarga de registrar y procesar todas las transacciones históricas generadas en una empresa, ente económico o actividad productiva.

Se realizan transacciones como las funciones de ventas, compras, cuentas x cobrar, cuentas x pagar, control de inventarios, devoluciones, producción de artículos, gastos, balances, nóminas, etc. Para esto se debe ingresar la información requerida, como las facturas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones u operaciones pueden ser desarrolladas internamente por el ente económico que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero (Contabilidad Outsourcing), existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con adecuaciones y necesidades locales.

Elección del software.

Debido a la importancia de los programas contables en las empresas, se explicara el inicio de su implementación. Para implementar un programa contable, el contador es un actor importante ya que para muchas empresas, seleccionar mal un software contable puede ser un real desastre, y el culpable, inevitablemente, será el Contador Público, en quien termina recayendo la responsabilidad de su buena solución.

Se describirán 7 pasos que se deben tener en cuenta en el momento de elegir un software contable.

1.Reconocimiento

Primero se deben educar en todas las opciones que estén disponibles en el mercado. Para ello, se recurrirá a varias fuentes de información:

o Colegas en otras empresas

 Periódicos

 Internet

Es recomendable hacer un listado por lo menos de 10 opciones.

2. La hora de las matrices.

Posteriormente, con las opciones anteriores, se debe realizar una base de datos con los siguientes datos:

 Nombre del Software

 Teléfono

 Página web

 Valor (para mi empresa)

 Tiempo promedio de implantación (no se fíe únicamente del vendedor: utilice a sus amigos y colegas)

 Características (esta parte de la lista debe ser personalizada y adecuada a las necesidades específicas)

 Módulos incluidos

 Plataforma

 Hay necesidad de comprar licencias o computadores adicionales?

 Cuantos usuarios maneja?

 Empresas en donde está instalado (con nombre del contacto.. pida esto al vendedor del software: será el punto más útil de esta lista)

3. Eliminar las opciones más débiles

Seleccionar un buen paquete de software contable comienza por eliminar los paquetes que no se ajustan a la realidad de la organización. Es aconsejable descartar 3 o 5 opciones de las 10 inicialmente tenidas en cuenta.

4. Evaluación de proveedores

Regularmente, el software contable es distribuido de dos formas: por la casa matriz, o por distribuidores autorizados. En ambos casos, es importante conocer quién será responsable por su instalación en la organización, cómo será el soporte, y si tienen personal para que se desplace y brinde ayuda cuando sea necesario. Dado que seguramente se necesitará.

La mejor prueba es solicitar una cita al proveedor para que realice una demostración, para saber cómo será el soporte post-venta. Si les toma una semana concertar una cita, lo más conveniente es tacharlo de la lista.

5. La cita con los “finalistas”

En esta cita se debe escuchar y dejar que los proveedores hagan su demostración. Esto incluirá diapositivas en PowerPoint, demostraciones en vivo y posiblemente instalación de una versión demo.

Cuando se tenga el software instalado, se debe tener en cuenta que si no pudo hacer algo con el software, no necesariamente indica que no se podrá hacer. Es normal confundirse, así que esta etapa requiere de mucha paciencia. Pregunte, pregunte mucho.

6. Contactar a las Referencias

En esta parte del proceso se debe cotejar lo que prometió el vendedor con la realidad. Al contactar las referencias se deben tener en cuenta las siguientes preguntas:

 ¿Hace cuánto usa el software? .

 ¿Cuánto le demoró en la instalación?

 ¿Me puede nombrar 2 cosas que le parezcan malas?

 Si tuviera que volver a escoger, ¿qué otras opciones contemplaría?

 ¿Me recomienda este software?

Con esta información se tendrá la posibilidad de distinguir entre “Buen producto / Mal distribuidor” versus “Mal Producto / Buen Distribuidor”. O puede ser que ambas sean buenas, lo cual le permitirá seguir al siguiente paso.

7. Tomar la decisión final

Si al final de este proceso usted tiene más de una opción, tenga en cuenta estas tres consideraciones finales:

 ¿Cuál es más fácil de usar?

 ¿Cuál tiene la tecnología más compatible con la empresa?

 ¿Cuál ofrece más posibilidades de reportes?

Siguiendo este proceso, las posibilidades de equivocarse se reducen dramáticamente.

SIIGO

Definición:

Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios; su mercado objetivo son las medianas y pequeñas

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