ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental es el manejo que se le debe dar a los documentos para una mejor utilización, organización y conservación. Con el objetivo de facilitar su búsqueda.

Esto nos ayuda a conservar la historia o memoria de la empresa, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para tomas de decisiones futuras. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Los documentos deben ser almacenados y ordenados según fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento etc. son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Cada documento debe ser clasificacado, expurgado, ordenado, seleccionado según su naturaleza y elaborar los instrumentos necesarios para facilitar su localización y dar respuesta oportuna de la información requerida

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

* La administración documental debe ser tomada como una herramienta que nos ayude a utilizar la información correcta y en el momento oportuno.

* La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.

* El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

* Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

* Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

* Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan

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