ANTE-PROYECTO PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS

ANTE-PROYECTO PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS

CONCEJO DE NEIVA

PRESENTADO A:

ESCUELA DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP NEIVA

MILEIDY VIVIANA NARVAEZ SANDOVAL

CC.36.311.527 DE NEIVA

X SEMESTRE

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA

CETAP NEIVA

2015

ANTE-PROYECTO PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS

CONCEJO DE NEIVA

MILEIDY VIVIANA NARVAEZ SANDOVAL

CC.36.311.527 DE NEIVA

X SEMESTRE

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA

CETAP NEIVA

2015

INTRODUCCIÓN

La gestión cotidiana y diaria en la Administración Municipal genera aglomeraciones de documentos, los cuales requieren de una disposición que permita acceder a ellos cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando ellas se encuentran en los sitios de depósitos. El presente documento compila experiencias, soportes Administrativos y teóricos que fueron expuestos en reglamentos, resoluciones y en el Programa de Capacitación implementado por el Archivo General del Municipio. Así como las experiencias adquiridas con las diversas entidades del orden tanto público como privado, que en algún momento de nuestra gestión compartió sus vivencias a través del Consejo Municipal de Archivos,  consciente de la necesidad del desarrollo del Programa de Gestión Documental al interior de la Administración Central, así como de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar criterios, me impulso a la elaboración de  Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental, y colocar al alcance de los servidores públicos del municipio y demás personas interesadas en el tema de los Fondos Acumulado pretende dar a conocer parámetros y lineamientos teórico-prácticos, que permitan mejorar el desempeño de las actividades archivísticas en cada una de las dependencias de la Administración Municipal. Dentro de las políticas, parámetros y lineamientos adoptados por la Administración Municipal, reflejamos el Reglamento General de Archivos y el Programa de Gestión Documental, pilar del manejo documental y archivístico del Municipio, determinamos los procesos para elaboración y aprobación de las TRD y las TVD. De la aplicación y el cumplimiento metódico, depende el éxito en la organización del fondo acumulado y la recuperación de la Memoria Institucional y documental.

TAREAS A RELIZAR

El concejo de Neiva en su archivo maneja un medio magnético y otro físico

Magnético: es un orden consecutivo dependiendo el numero de cada resolución o actas que se van  generando bien sea de los respectivos convenios que salen de las sesiones de concejales o las resoluciones de contratación se escanean y se verifica claramente si todo los documentos están en regla para que así puedan llegar a el archivo físico.

Físico: en este es un orden de todos los documentos que anteriormente han sido escaneados para que así dependiendo el número de resolución o acta y fecha sean archivados en el archivo físico del concejo de Neiva.

La idea es que para este año se cuente con un archivo como lo ordena la ley donde haya elaboración de las TVD Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin documentos e información los organismos no podrían ser administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con la elaboración de la Tabla de Valoración Documental se reconstruye como era y cómo funcionaba la Administración Municipal que produjo el Fondo Acumulado a intervenir, en este caso el Archivo General del Municipio; es necesario entonces aplicar en forma práctica los pasos que se presenta a continuación para adelantar los procesos de diagnostico, investigación, plan de acción y la propuesta de las TVD ya que nuestro concejo municipal de Neiva no cuenta con un archivo acorde a la ley .

Estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivístico y de conservación. Es la fase de la metodología para la elaboración de las TVD, a través del cual se identifica y analiza la situación real del archivo y la conservación de documentos frente a los diferentes factores internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.

Elementos a Evaluar. Este procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación y estado físico. Elementos a Evaluar a Nivel Archivístico y de Conservación. 5 Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario. La identificación de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de la habilidad del Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los demás, este documento suministra algunos formatos que podrán ser modificados según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los elementos más importantes dentro de la organización de los fondos acumulados.

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