APLICACIÓN Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

INTRODUCCION

El sistema administrativo de una organización comprende sus prácticas de planeación, organización, dirección y control; es el patrón global formado por las diversas prácticas gerenciales. Cada una de ellas se relaciona con el sistema administrativo general en forma muy parecida a como los instrumentos de una orquesta contribuyen a crear la melodía total.

El manejo de sistemas de información es tan importante para los planes de la empresa, que en ocasiones, se contratan gerentes con la única responsabilidad de administrar estos sistemas. Comprar la tecnología adecuada es la parte fácil, el reto es adecuar la tecnología a las necesidades de la organización. Alcanzar un alto grado de adecuación es un aspecto principal para los beneficios de la compañía. Cualquier decisión para invertir en algo de la empresa significa más que un compromiso de tiempo, esfuerzo y recursos financieros. La decisión también define el futuro de la empresa dado que al concentrar los esfuerzos en una aplicación se limita la atención que pueda darse a otros proyectos.

Por eso en el siguiente ensayo se presentaran un argumento sobre las ventajas de automatizar y sistematizar procesos administrativos, los cuales con el pasar del tiempo se convierten en cargas difíciles de llevar, así como tiempo extra y ocupación innecesaria.

APLICACIÓN Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

En cualquier empresa que se precie se emplean una serie de procesos para llevar a buen puerto el negocio, como por ejemplo la recepción de un pedido de compra y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto al cliente que lo solicitó, una reclamación sobre un producto o servicio y los pasos hasta su solución, recopilar la información necesaria para cumplir con los estándares de calidad o simplemente el alta de un nuevo empleado en la compañía.

Pero muchas veces estos procesos no se gestionan de un modo óptimo, y nos encontramos con cuellos de botella debidos al flujo de la burocracia interna de cada empresa. En la actual era digital, donde el concepto cloud está tomando un valor importantísimo, los principales procesos de las compañías siguen gestionándose utilizando el papel.

En ocasiones, aplicaciones de gestión tales como ERPs, CRMs y otras no coexisten, dando lugar a un embotellamiento administrativo provocando pérdidas empresariales de miles de euros.

Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue, a través de un motor, “mover” toda esa burocracia interna y conectar entre sí todas esas aplicaciones haciendo además que trabajen en entornos diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel.

A este motor se le denomina BPMS (Business Process

Management System) o conjunto de herramientas y servicios

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