Administracion Documental En El Entorno Laboral

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Capítulo III. Criterios de Archivo para la Gestión de un Documento

Presentación

Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia es necesario tener en cuenta que la materia prima de éstos son los documentos, ya que indistinto del soporte de su registro o su origen constituyen la fuente de información principal que lo alimenta, y sus contenidos le dan carácter legal, intelectual, investigativo, entre otros. Éstos permiten apropiar de manera adecuada el conocimiento.

De igual manera, en esta semana es importante conocer las diferencias entre términos, que aparentemente pueden significar lo mismo, pero que cuando entramos a analizar su extensión, su naturaleza y su clasificación se evidencia que todos se complementan entre sí, como es el caso del dato, de la información y el documento.

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE FIGURAS ...................................................................................................... 3

1. EL DATO Y LA INFORMACIÓN ............................................................................... 4

1.1.El Dato ................................................................................................................... 4

1.1.1.Clases de datos ............................................................................................... 4

1.2. Etapa de un Dato .................................................................................................. 5

1.3.La Información ........................................................................................................ 6

1.4.Tipos de Información .............................................................................................. 8

2. DOCUMENTO .......................................................................................................... 8

2.1.Documento de Archivo ........................................................................................... 9

2.2.Documento Electrónico .......................................................................................... 9

2.3.Características de los Documentos de Archivo .................................................... 10

2.4.Caracteres de los Documentos de Archivo .......................................................... 13

2.5.Elementos de un Documento de Archivo ............................................................. 15

3. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS .............................................................. 17

4. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO .................................... 18

4.1.Según el Soporte .................................................................................................. 18

4.2.Según su Productor o Autor ................................................................................. 19

4.3.Según su Finalidad ............................................................................................... 20

4.4.Según su Difusión en el Tiempo ........................................................................... 21

4.5.Según su Funcionalidad ....................................................................................... 22

5. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ................................................................................... 23

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6. VALORES DEL DOCUMENTO ............................................................................... 24

6.1.Valor Primario o Inmediato ................................................................................... 25

6.2.Valor Secundario .................................................................................................. 26

7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................. 27

GLOSARIO .................................................................................................................... 29

WEBGRAFÍA ................................................................................................................. 31

IMÁGENES .................................................................................................................... 32

CRÉDITOS .................................................................................................................... 34

TABLA DE FIGURAS

FIGURA 1. Etapas de un dato .................................................................................................................. 6

FIGURA 2. Tipos de Información ............................................................................................................. 7

FIGURA 3. Fases del documento .......................................................................................................... 26

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1. EL DATO Y LA INFORMACIÓN

En primer lugar se puede afirmar que un dato es diferente a la información, aunque algunas veces se tiende a la confusión. Esas diferencias se aclararán a continuación para mayor comprensión.

1.1. El Dato

Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

Además, un dato puede ser representado a través de un símbolo, letra o número para así identificar una cualidad o una cantidad.

1.1.1. Clases de datos

Los datos se pueden clasificar de la siguiente manera según su funcionalidad.

 Numéricos: Son aquellos que nos permiten estimar una calificación, una medida, un porcentaje o una operación que lleva implícita una función de tipo

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matemático o estadístico. Por ejemplo cuando identificamos cantidad de compras al año mes a mes, precios de productos, cantidades de clientes.

 En Cadena: Se denominan de esta manera porque generalmente están incluidos en un texto y permiten que éste tenga una secuencia lógica dentro del contenido. Se distinguen porque están representados con un símbolo en representación de una función, o encerrados entre comillas, en signos de admiración, con apóstrofes, entre otros. Por ejemplo cuando se afirma: Aún a este tiempo una de las obras más leídas y recordadas sigue siendo: “El Hidalgo Caballero Don Quijote de la Mancha”.

 Lógicos: Estos permiten emitir un juicio de razón que puede estar contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se

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