Administracion Documental En El Entorno Laboral

a) ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

 Comunicaciones internas: son comunicaciones que permiten que la información fluya a través de la organización, es lo que se trasmite a cada uno de los trabajadores, además existe un procedimiento establecido el cual permite llevar un control y un seguimiento de estas, para ello cada empresa puede utilizar diferentes herramientas como las plantillas o formatos ya sean manuales o automatizados, además permite que haya una coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.

 Comunicaciones externas: es toda la información que trasmitimos y recibimos del exterior, en este caso pueden ser nuestros clientes, proveedores, intermediarios, etc. Los formatos que se usen para tal fin deben tener concordancia con la información que vayamos a trasmitir. Además ayuda a formar una imagen de la organización hacia los demás y ayuda a interactuar con otras entidades.

b) En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó en la actividad de apropiación.

 Es posible que el procedimiento de recepción, tramite y entrega no se maneje de la mejor manera, lo mejor opción sería que todo se hiciera en un solo “punto”, con esto me refiero al que el tramite y entrega de comunicados, y correspondencia se hicieran en donde se reciben.

 Identificar con membrete el departamento y persona que será entregada algún tipo de comunicado o correspondencia, de esta manera se podría identificar más fácil el destino y a la persona que será dirigido la información.

c) Brinde su opinión frente al aporte de uno de sus compañeros. Responda de forma clara y argumentada.

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