Administracion Documental

Es muy importante para una empresa tener dentro de sus procesos la gestión documental, ya que certifica la integridad de los documentos producidos por la empresa, agiliza la oportunidad de entrega en caso de solicitud de información, minimiza el tiempo utilizado de la persona encargada en buscar los documentos requeridos, todo esto garantiza el correcto funcionamiento y ayuda a disminuir gastos para la empresa.

Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia. La gestión de los documentos es muy importante puesto que en ellos se basa la seguridad jurídica tanto de las personas, como de las administraciones. Como cada día se multiplica la cantidad de documentos, esto se convierte en un problema que requiere una pronta solución.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

La administración documental, es la forma o manera de archivar manual o digitalmente la información requerida, la administración documental ofrece amplias y modernas tecnologías en función del mejoramiento en la toma de decisiones haciendo más eficiente la organización y el debido uso de los documentos. Archivar los documentos es muy importante para la administración y la cultura porque ellos son imprescindibles para la toma de decisiones en una gran cantidad de actividades, por esto se considera de vital importancia la administración documental en cualquier empresa, independientemente de si son grandes o pequeñas, o si pertenecen a un sector determinado del mercado; ya que los documentos existen en toda empresa en mayor o menor cantidad pero siempre serán la fuente de información donde se encuentra reflejada la evolución, manejo y cambios de una empresa.

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