LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

LEY 594 DE 2000

Artículo 22. Procesos Archivísticos.: Recepción, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos.

Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La empresa cuenta con las instalaciones y el espacio adecuado para llegar a cabo la custodia de los documentos y poder consultarlos cuando sea requerido por los usuarios.

Artículo 21. Programas de Gestión Documental: La empresa cuenta con un programa de Gestión Documental adaptado a las necesidades del cliente.

Artículo 26. Inventario Documental. Se lleva el respectivo control de todos los documentos existentes en el archivo.

Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos: Se realiza la consulta de los documentos, solicitados por el usuario que los requiere para realizar la respectiva gestión.

Acuerdo No. 027 DE 2006

1. Almacenamiento de documentos: Los documentos son almacenados adecuadamente en carpetas y posteriormente en cajas, marcadas con un respectivo código y ubicación.

2. Administración de archivos: Se maneja un control específico realizado por la coordinación, donde se desarrolla el plan de trabajo y el respectivo procedimiento a seguir según las normas de archivo. Aquí también se ven los aspectos de desarrollo tecnológico para mejorar los procesos de gestión documental.

3. Clasificación documental: Uno de los primeros procesos donde se clasifican los documentos, de acuerdo a la serie documental, para luego organizarlos en el grupo al que según correspondan.

4. Conservación de documentos: los documentos son debidamente guardados en las cajas correspondientes y dichas cajas son ubicadas en una bodega, la cual está protegida de la humedad, del sol y de cualquier factor que pudiera afectar la información existente. Conservándolos para su posterior consulta.

5. Consulta de documentos: Se realiza cuando los usuarios solicitan los documentos ya sea de manera física o virtual, para ello se solicitan los datos correspondientes de dicha consulta, se ubica la caja luego la carpeta y se procesa el documento que es requerido

...