Administración Gestión

Gestión documental:

La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su productividad empresarial mediante la implantación de un sistema de Gestión Documental.

Las intranets que se han construido en torno a una solución de DM suponen una mejora crítica en los procesos relacionados con los trabajadores cuyas funciones son esencialmente intelectuales (knowledge workers).

Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental mediante una intranet se cuentan las siguientes:

Ventajas:

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...)

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos,

Al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.

Reducción de los costes de archivado:

En el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos:

1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.

2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.

3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.

Reducción de la recuperación de un documento:

El documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original.

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