GESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN

La gestión documental de las empresas, son un factor determinante para conservar la memoria personal e institucional de las mismas, especialmente en las Entidades del sector Público, ya que el marco jurídico existente es riguroso y de cumplimiento obligatorio, en lo relativo a la actividad archivistica.

El Archivo General de la Nación, es el máximo organismo rector de los archivos en Colombia y promueve la conservación y consulta del legado documental nacional a fin de ponerlo al servicio de la comunidad, para que la información fluya y para que los administradores de información que propenden por una gestión trasparente, sean conscientes que todo ciudadano puede tener acceso a una información veraz y ordenada; con el fin de que este acceso sea más eficiente y ágil, la nueva cultura informática y la archivistita deben estar adecuadas a la normatividad existente.

Las empresas públicas o del sector privado, deben procurar que la información a su cargo se complemente con la modernización, recurriendo para ello a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, con el acceso a las posibilidades que ella nos brinda con la creación de aplicaciones informáticas o software que permitan la sistematización a fin de mejorar la calidad del servicio que se brinda a los usuarios y a la comunidad en general.

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La globalización requiere que los archivos para el servicio a la comunidad sean competitivos, fluidos, organizados, sistematizados y con objetivos definidos y de una excelente calidad.

Descripción:

OBJETIVO GENERAL:

Sistematización de la gestión documental en el Juzgado Primero Penal del Circuito de Cartago.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Sistematizar la información a través de un software que maneje una base de datos por cuanto a la fecha se realiza de manera manual.

• Acceso a los usuarios al archivo del juzgado, con implementación de las nuevas tecnologías de la información.

• Creación de una base de datos que contengan los archivos históricos de los procesos tramitados.

• Instruir a los usuarios, en el uso de las bases de datos y el acceso a la información requerida, mediante un instructivo.

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• Crear módulos de programación para garantizar mecanismos de seguridad de la información, que no permitan que esta sea modificada.

Alcances

Este proyecto busca dar solución a la necesidad de sistematización de los archivos del Juzgado Primero Penal del Circuito de Cartago y la implementación de mecanismos en la gestión documental de la entidad, para lo cual se sistematizarán los siguientes procesos:

• Acceso al sistema: En este proceso se hace el ingreso al sistema usando nombre de usuario y contraseña, a fin de definir el tipo de usuario: Juez, consultante, administrador o empleado, con base en las restricciones que están implementados en el software.

• Consulta de Procesos: Una vez validado el ingreso al sistema y de acuerdo al tipo de usuario, este tendrá restricciones o determinados permisos para su interacción con el software.

• Ingreso digitalizado de nuevos procesos: El usuario juez o empleado contaran con permisos restringidos para subir archivos digitalizados a la base de datos, lo cual será otorgado por el administrador.

• Impresión de archivos digitalizados: Se puede imprimir el material de los archivos digitalizados, en formatos de Word o pdf, y solo tendrá acceso a esta función el Juez.

• Eliminación de archivos fallidos: función que será realizada por el administrador.

• Reportes: Serán generadas por el software y permitirán un control de usuarios y fechas en se accedió al software, esto enfocado a estadísticas y seguridad.

Descripción del problema:

El uso de las nuevas tecnologías de la información y la revolución tecnológica de mediados de este siglo, con la introducción de la automatización y las telecomunicaciones, transformó de manera importante las formas de producción, organización, almacenamiento, acceso y divulgación de la información. Los archivos de las empresas a nivel oficial o privado, son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. La archivistica define pautas para un buen manejo de la gestión documental, el Estado colombiano no es ajeno a la modernización, por tal motivo se implemento la Ley 962 antitrámites y una variedad de legislaciones al respecto como la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990, al Acuerdo 07 de 1994, el Decreto 1382 de 1995 y la Ley 594 de 2000 Ley General de archivos

El Estado debe propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de archivos de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos iniciando procesos de digitalización documental, con el fin de servir la información de una manera más oportuna, de protegerla y de reducir las áreas de almacenamiento

Justificación:

Este proyecto se justifica en la necesidad de brindar a los usuarios, funcionarios y empleados de la Justicia, la posibilidad de acceder a la información de manera sistematizada para mejorar el servicio y que se tenga acceso a la información en una forma más idónea, eficaz y ágil interactuando con las nuevas tecnologías de la información.

• El Actor usuario ingresa datos al sistema: número de cedula y/ o contraseña.

• Sistema verifica y despliega opción de usuario: consultante, empleado, juez o administrador.

• Sistema no valida contraseña, se repite el proceso verificación número de cedula o contraseña.

• Se despliega opción de usuario.

• El sistema valida, permite el ingreso a la opción consulta.

• En consultar proceso

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