Gestion Documental

1) LUGAR DE TRABAJO: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GERENCIA VICHADA

CARGO: TECNOLOGO DE SISTEMAS

ACTIVIDADES O LABORES DIARIAS DE ACUERDO AL MANUAL DE FUNCIONES:

 Apoyar las bases de datos y sistemas de información

 Responder por la administración de las bases de datos

 Garantizar la conservación de archivos de seguridad

 Apoyar el diseño de software e instrumentos de gestión desarrollados por la oficina de sistemas

 Velar por el uso racional eficiente de los elementos y equipos

 Solicitar oportunamente el mantenimiento de lose quipos en software y hardaware

 Apoyar la capacitación y actualización de los funcionarios de la gerencia departamental

 Proponer la automatización para el mejoramiento de procesos y procedimientos de la gerencia

 Cumplir con los objetivos y metas concertadas de acuerdo con los indicadores y desempeño formulados por la gerencia

 Preparar y presentar los informes de las actividades desarrolladas

 Las demás funciones asignadas por su superior inmediato y relacionadas con la naturaleza del cargo.

2) QUE ES ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:

Es el manejo y procedimientos que se le deben dar a los documentos ya sean públicos o privados y que cumplan con objetivos y políticas en pro de la seguridad, calidad,

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

El objetivo principal de la administración documental, es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios.

 Consolidar toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.

 Conservar la memoria corporativa, de esta manera la empresa puede seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

 Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.

 Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.

 Incrementa la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.

 Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

 Permite la recuperación de información de una forma mucha más rápida y efectiva, mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.

 Busca la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procesos archivistas.

3) ENSAYO ADMINSITRACION DOCUMENTAL

Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia. La gestión de los documentos es muy importante puesto que en ellos se basa la seguridad

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