GESTION DOCUMENTAL SEMANA1

ACTIVIDAD SEMANA 1

La Organización Documental se compone de dos elementos básicos en Archivística:

1- La CLASIFICACIÓN de documentos.

2- La ORDENACIÓN de documentos.

“Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la función primordial: la informativa, debe facilitar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni la disyuntiva".

CLASIFICAR:

El Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, estipula:

Artículo 79: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.

Artículo 80: Los sistemas de clasificación existentes son:

a) Clasificación orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.

b) Clasificación por funciones: consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.

c) Clasificación por asuntos: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren

ORDENACION

El Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, menciona en sus artículos:

Artículo 82: La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

Artículo 83: Los métodos de ordenación a utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico.

a) Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.

b) Cronológico: Los elementos que componen este método de ordenación son el año, mes y día del documento.

c) Numérico: Consiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma

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