Gestion Documental

TRABAJO DE ELECTIVA II

GESTION DOCUMENTAL

MARIA DEL PILAR SEPULVEDA ROMERO

EDNA MARGARITA FLOREZ

ALUMNAS

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

ELECTIVA II

FACULTAD DE CONTADURIA - PUBLICA

IBAGUÉ TOLIMA

2013

INTRODUCCION

1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

2. ¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

3. OBJETIVOS DEL PGD

4. REQUISITOS ADMINISTRATIVOS

5. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:

• Producción

• Recepción

• Distribución

• Trámite Organización

• Consulta Conservación y

• Disposición final de los documentos

OBJETIVOS DEL PGD

• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos Facilitar la recuperación de la información en forma

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