Gestion Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Resumen

Se busca dar a conocer la gestión documental, no solo desde el punto de

vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la

importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones

públicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las

operaciones archivísticas, sino también al facilitar la difusión de los fondos

archivísticos a sus usuarios directos.

Para dar inicio se dará una serie de conceptos relacionados a la gestión

documental con lo que se busca ubicarnos en el contexto del tema que

estaremos tratando a lo largo de este trabajo.

Podemos decir entonces que, “La gestión documental abarca el ciclo de vida

completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente

que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas

unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función

de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la

trayectoria de la Universidad.” (Universidad de Málaga. Archivo General.

2006).

Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil,

Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos

hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”

Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de

Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación”

Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestión

documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los

documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción

del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto

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siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los

documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el

principio de procedencia.

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde

o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones

obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario

realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de

documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están

capacitadas.

Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía esta de acuerdo

en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en

Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro

de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La

Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía

realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos

de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión

entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos

personales o institucionales.

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un

explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad

tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la

extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen

problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que

se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo

posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados

Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió

reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de

los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el

principio de procedencia.

Para implementar la gestión documental dentro de cualquier organización es

necesario contar con un programa de gestión documental que nos permita

lograr la transición sin mayores dificultades, para los empleados, y para la

organización. Myriam Mejia [et al]. En su Guía Para La Implementación De

Un Programa De Gestión Documental (2005) define el programa de gestión

documental como “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al

interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución,

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trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los

documentos”

Es decir, un programa de gestión documental puede ser entendido como un

conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de

la organización, estas instrucciones están relacionadas con la correcta

implementación de las operaciones archivísticas

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