Gestion Documental

Organizar un archivo en nuestros días no tendría por que ser una tarea difícil. Tenemos a

nuestro alcance nuevos sistemas para archivo y recuperación de los documentos y de la información

que, en teoría, nos facilitan enormemente este proceso. Pero si observamos en las

oficinas vemos que a problemas nuevos se dan soluciones antiguas y que, incluso las herramientas

modernas son utilizadas siguiendo normas desfasadas. Expliquemos lo anterior.

Como novedades en el trabajo administrativo y en relación con los documentos que han

aparecido en los últimos 30 años podemos enumerar las siguientes:

* Proliferación de sistemas de reprografía, que permiten la multiplicación de documentos.

* Implantación de ordenadores y sus correspondientes programas, que agilizan el trabajo,

facilitan el acceso rápido a la información, y, al menos en teoría, sustituyen el soporte

papel por otros documentos informáticos que ocupan menos espacio.

* Multiplicación de los servicios que los Ayuntamientos prestan a los ciudadanos, y por lo

tanto de las oficinas municipales.

* Mejora notable en los sistemas de archivo en cuanto a mobiliario y material empleado.

Pero estas novedades han entrado en conflicto al producirse simultáneamente en nuestras

administraciones, y no ir acompañadas de unos criterios claros de racionalización y control de

los documentos.

Si analizamos uno a uno observamos que:

* Las fotocopias crean una falsa apariencia de control de la información, contribuyen a

aumentar el tamaño de nuestros archivos y su efectividad queda invalidada por la ausencia

de un criterio de archivo, que permita la eliminación de los documentos duplicados

cuando ya han cumplido su labor meramente informativa.

* La utilización de ordenadores da lugar a una multiplicación de los documentos ya que el

mismo texto se conserva en soporte papel y en soporte informático. La enorme ventaja

que supone la utilización del ordenador, en cuanto a rapidez de acceso a la información y

ahorro de espacio, no suele aprovecharse en las oficinas municipales. Por ejemplo es difícil

encontrar una oficina en donde la documentación de apoyo informativo esté

informatizada.

* La multiplicación de oficinas y la existencia de procedimientos no formalizados o nuevos

expedientes sin tradición administrativa provocan la eliminación del expediente, convirtiendo

la plasmación del trámite en una disparidad de documentos que rara vez permitirán

reconstruir las actuaciones. Al mismo tiempo la multiplicación de oficinas no ha ido

acompañada en muchas ocasiones de la creación de Archivos Centrales tal y como hubiera

sido necesario. Al mismo tiempo la falta de centralización de la información

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