Gestion Documental En La Empresa

1. Introducción

o La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.

2.

o La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

3. Archivo Documentos Acumulados Orden

4. Archivo Persona Natural o Jurídica Privada o Pública S ervir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Documentos Acumulados

5.

o Finalidad de los Archivos

o Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

6.

o Importancia de los Archivos

o Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

7.

o Responsabilidad

o Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

o Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

8.

o Modernización

o El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

9.

o Función de los Archivos

o Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

10. Tablas de Retención Documental TRD

11. Definición de TRD Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

12. Definición de TRD Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final

13. Definición de TRD La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición

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