GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS 

Presentado por:

HENRY CORZO SIERRA

Presentado a:

KELLY GARCIA 

POLITÉCNICO DE SURAMÉRICA

 DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS 

BOGOTÁ

2020

Introducción

La gestión documental es una de las actividades de mayor importancia en una empresa, quien tiene acceso a la información tiene el poder, la importancia de la documentación técnica operativa, administrativa, financiera, contable y jurídica generados en las empresas se ha incrementado notablemente, la documentación es el activo más importante de una compañía y sobre el que se sustenta la mayor parte del trabajo.

Es necesario mantener las reglas en la gestión de documentos, esto no permite evitar la duplicidad de documentos, así como el uso de documentación no controlada. La gestión documental en Colombia va más allá del uso correcto de la información y la optimización de los procesos de información de la empresa, al pasar de los años se han generado normas y leyes, que nos permiten fortalecer la transparencia en el sector público y privado, las políticas ambientales de la nación se han enfocado a la digitalización de la información.

El objetivo de la ley en la gestión documental en Colombia, es la regulación total de los documentos, por medio de estrategias las cuales garantizan la integridad de la información y su correcta conservación, por lo que se plantean procedimientos y herramientas con el fin de garantizar la recuperación de la información, conocer y analizar la relevancia de la información propias de las entidades por lo que deben mantenerse soportes documentales de respaldo que permitan la conservación de la información importante, establecer protocolos y ejes enfocados en la responsabilidad de las entidades para garantizar el acceso, seguridad y conservación de la información.

Los archivos y documentos son elementos informativos de gran importancia para las empresas, debido a esto, es necesario mantener un control y al mismo tiempo conservarlos, ya que se usan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores, por lo que deben almacenarse correctamente.

Importancia de la gestión de documental

La importancia de la gestión de documental en las empresas de consultoría es muy importante para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, así como en la ejecución de los contratos con las empresa públicas y privadas, los cuales son los clientes de C&M. El manejo de la información, ya sean documentos físicos o digitales, deben ser eficaces para el desarrollo de las actividades de la empresa, si no se realizan correctamente, se puede presentar confusión y el cliente puede tomar decisiones que le afecten negativamente, ya sea de forma directa o indirecta.

Desde los años 90 se han realizado varios proyectos para la implementación de la documentación digital en las empresas de investigación en Norte América y algunos países de Europa, el almacenamiento de los documentos digitales presentan una serie de inconvenientes, entre ellos crear y mantener los documentos activos, seguros, auténticos y mantenerlos conservados. A partir de las normas ISO 9000 versión 2000, se inicia a introducir la aceptación de los archivos y documentación digitalizada con el fin de mantener la información y almacenarla para mantener evidencias de los procesos, así como la trazabilidad de los mismos.

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