NORMATIVIDAD DE LA GESTION DOCUMENTAL DE ARCHIVO EN COLOMBIA

NORMATIVIDAD DE LA GESTION DOCUMENTAL DE ARCHIVO EN COLOMBIA

ENSAYO

Como punto de partida se entiende como archivo al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan con Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información con respecto a la historia y la cultura de sus pueblos. En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar y ayudar a la restauración de la documentación con la que cuentan. “Ya que sin archivo, no hay memoria, un país sin memoria es igual que un individuo con alzhaimer, no sabe de donde viene ni a donde va”(AMGP).A menudo se utiliza el verbo “archivar” para dar a entender el cierre de un proceso, como por ejemplo, al decir ‘se ha ordenado el archivo del caso.

Al mismo tiempo los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Por otro lado el poder encargado de las normas con respecto al archivo en Colombia y otros países es el Legislativo, para lo cual se entiende que todo documento tiene una razón de ser y debe ser conservado según su importancia, fecha y relevancia.

La presente idea va dirigida a aquellos interesados en mejorar la Gestión documental de su organización y pretende introducir algunos conceptos básicos de esta materia. Los consejos recogen la experiencia que Vidimus ha adquirido a lo largo de estos años y creemos que la adopción de todos o de alguno de ellos mejorará la gestión documental de cualquier organización.

Se debe dedicar tiempo y pensar cuál es la mejor manera de organizar la documentación interna, es conveniente que se reúnan los profesionales representativos de las diferentes sensibilidades y deben tener en cuenta acerca de los más importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participación de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construcción de la política archivística en nuestro país, consensuar la decisiones. Los aspectos a tratar pueden ser algunos de los que comentare en los siguientes apartados. A la decisión que se llegue en dicha reunión se la radica en una circular de conocimiento interno de la organización y darle la suficiente difusión para que todos la conozcan y, en caso de duda, la puedan consultar. Esta norma interna se debe ir adaptando a las vicisitudes de la Organización y, por tanto, se debe revisar periódicamente, como mínimo una vez al año.

Resulta oportuno tener en cuenta el cumplimiento y respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia, como el Derecho a la Información (art. 20), Derecho de Petición (art.23), entre otros. Por eso resulta importante que tanto los funcionarios como las personas en común sepan las leyes y los decretos con eso sabrán la importancia de los archivos documentales porque con ellos la nación adquieres valor histórico y cultural.

En este mismo sentido tenemos que las normas generales deben ser las mismas para los documentos en papel que para los documentos electrónicos. La diferencia entre unos y otros solo es el soporte, en unos es papel y en otros digital. El Decreto por el cual se rigüe es el de 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos, el cual dice que la información es almacenada en un medio magnético, óptico o similar, a la cual sólo puede tenerse acceso, mediante un soporte lógico adecuado, a través de un computador electrónico.

Es evidente entonces la Conservación de los documentos. Como todo el mundo puede entender, en condiciones normales, la conservación de los documentos en soporte papel no tiene porqué implicar muchas complicaciones. Se guarda en perfecto estado de conservación documentos en soporte de papel de hace muchos siglos y, cualquier profesional cualificado nos va a gestionar este aspecto. En cuanto al problema de su espacio, bien gestionado tampoco trae problemas y en todo caso, existen empresas de custodia externa que nos pueden ayudar a ello a unos precios razonables. Ahora bien, la conservación, es el punto débil de los documentos electrónicos ya que es mucho más compleja y cara que la de los documentos en papel. Si en nuestra organización tenemos un sistema basado en documentos electrónicos debemos establecer procedimientos y recursos que aseguren su correcta conservación, desde la política de copias de seguridad hasta los cambios de soportes y formatos. Si no lo hacemos, la tragedia es sólo cuestión de tiempo. Éste es uno de los pocos aspectos que separan a los documentos electrónicos de los de papel; lo anterior se rigüe mediante el decreto 37 del 2002.

Con respecto a la salud, La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a la reserva, la cual se va actualizando cronológicamente según las condiciones medicas del paciente, y los procedimientos y hospitalizaciones que a este le realicen en fin esta normativa la registra la resolución 1995 de 1999.

Para terminar hablare un poco de la NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística La NTC 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 1999/ 04 /16 para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivística: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.

“La Organización Documental debidamente legislada es el cristal más transparente y testimonio fidedigno de la vida política, social y económica del país.”(CCA)

...