La Gestion Documental

En una empresa es muy importante contar con una buena administración documental, esto quiere decir que en una organización donde exista una eficiente y rápida organización de los documentos y se vean involucrados todos los componentes de la misma, para tener toda la información de la forma más accesible posible y en un orden donde fácilmente se pueda llegar a ellos con la ubicación exacta de los documentos, es necesario elaborar un buen plan de organización, de allí nace la

administración documental de la necesidad de preservar los documentos, a partir de normas establecidas según las necesidades de cada empresa y de esta manera tener las bases para desechar documentos que guardamos innecesariamente.

Por ello, con este escrito se trata de dar a conocer los principales conceptos referidos a la temática de la administración documental y analizar las funciones y características que debe tener un buen administrador documental en una organización.

Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y salida, o registró trámite y archivo, pero con la ley 594 del 14 de julio del año 2000, donde se dicta la ley general de archivo nacional, se capacito a los archivistas enfocados a establecer las necesidades de cada empresa, para darle mayor eficiencia en la organización de los documentos, dando así una mayor fluidez, eficacia y agilidad a la hora de guardar y distribuir el espacio donde se almacena la documentación.

Por ese motivo, podemos definir que la administración documental como el conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización, con una persona encargada de coordinar las actividades, llamado Administrador Documental el cual, cuenta con la facultad para recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los documentos.

Desde hace varios años atrás, en la entidad donde laboro: La Alcaldía Mayor de Cartagena cuenta con una persona encargada de la Organización del archivo , la cual realiza sus funciones desde hace más de 30 años, por eso, antes se limitaba a guardar los documentos que llegaban a sus manos, con la metodología alfabética y numérica por fechas o radicados; los documentos realizaban un proceso de recibido, radicado, tramite en las distintas oficinas y luego se guardaban en la oficina de archivo de la Unidad Asesora Jurídica; y después de 25 años pasan al Archivo Histórico, actualmente en el Palacio de la inquisición, para que se guarde por años y siglos y sirvan de consulta para todos los interesados.

Sin embargo, durante mucho tiempo la administración documental en las organizaciones era exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, los cuales tenían herramientas

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