GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

Introducción:

En toda organización el debido control y archivo de documentos es de vital importancia y ayuda para optimizar tiempo de búsqueda, recursos y orden, por ello muchas empresas optan por incluir en sus procesos un sistema que controle la información de manera segura y efectiva según su tipo, forma, importancia en entre otros.

A medida de los años el sistema de gestión documental se ha ido perfeccionando y cada vez son más quienes optan por estandarizar su documentación bajo sistemas que automaticen de forma clara y segura sus archivos.

Generalmente hay documentación financiera que tributariamente debe ser guardada por cierto tiempo en caso de auditorías y tener documentos sueltos sin el debido control puede generar perdida de información valiosa, y justamente es donde los Sistemas de Gestión Documental controlara y organizara su información por departamentos y años permitiendo a fin obtener rápidamente todo lo que su momento se necesita.

El Sistema de Gestión de Documentos se enfoca en que la documentación de la empresa este categorizada en función de su prioridad y mediante categorizaciones.

El registro de la documentación es controlada mediante nomenclatura que permita la fácil identificación del mismo evitando tiempos muertos de búsqueda de información.

Considerando lo anterior podemos resumir que el Sistema de Gestión de Documentos es una herramienta útil que debería ser estandarizada en aquellas organizaciones que requieren una alta efectividad de tiempo y costos para manejar sus archivos.

En el Ecuador el sector público ha estandarizado esta herramienta a fin que toda la documentación manejada sea suministrada de manera correcta y eficaz.

Cabe recalcar que estas herramientas tienen costos altos lo que en ciertos casos pueden ser inasequibles para todos aquellos que quieran implementar en su organización.

Concepto General:

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Importancia de la gestión documental.

Como ya lo mencionamos en la introducción es de vital importancia porque permite optimizar el tiempo y la pérdida de información importante pues permite simplificar procesos y automatizar información.

A continuación se detallara información obtenida a fin de explicar con mayor claridad el sistema:

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos, etc), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen

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