Gestion Documental

INSTITUTO TÉCNICO

GESTION DOCUMENTAL

PARA REFLEXIONAR SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

Una organización sin la gestión adecuada en sus documentos, puede perjudicar enormemente la actividad operativa de las organizaciones, ya que sin documentos no habría el control adecuado de nuestra actividad donde almacenamos o salvaguardamos la información más importante de nuestra organización como por ejemplo: registros, contratos, actividad económica, bienes, autorizaciones, compras, etc. También se debe tener en cuenta que no todos los documentos son igual de importantes y resaltar que muchas veces se pierde gran mayoría de la actividad operativa dedicando tiempo a localizar un “documento”.

a. ¿Cuál es la importancia de la administración documental? Y ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

RTA: LA ADMINISRACIÓN DOCUMENTAL: es la base de las empresas porque conserva la memoria corporativa y así se pueden seguir el proceso productivo, sin dejar de lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Debemos tener en cuenta que hoy en día las empresas manejan mucha información donde están obligados a crear estos sistemas ordenados para poder clasificar los datos y tener acceso más fácil y rápido.

Ayuda a la toma de decisiones, ya que los documentos bien almacenados se convierten en material de consultas para futuras decisiones y ofreciendo una eficiencia organizacional, que se traduce a ganancia, tiempo, optimización de procesos y aumentar la eficiencia productiva.

b. Mencione 5 aspectos de la Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

LEY 594 DE 2000

• Monitoreo y control de vigilancia.

• Fácil acceso y control de los documentos.

• Administración de los archivos y manejo más confiable.

• Conservación de documentos a su tiempo determinado.

• Privacidad.

ACUERDO 027 DE 2006.

• Identificación documental.

• Fondo documental.

• Legislación archivística.

• Almacenamiento de documentos.

• Archivo de gestión.

c. Diagrama de flujo.

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