Gestión Documental
Enviado por frankcandanoza05 • 4 de Diciembre de 2013 • 2.166 Palabras (9 Páginas) • 253 Visitas
La gestión de documentos se ha transformado en un término bastante usual en
la Sociedad de Información, debido al creciente desarrollo de la información y
la generación de contenidos que esto conlleva y su repercusión en las
organizaciones que la utilizan cotidianamente. En este nuevo escenario los
profesionales de la Información, debemos conocer cuales son sus diferencias
e implicancias, para asistir y organizar esta vastedad de contenidos insertos en
los documentos.
Introducción
En los comienzos de la era de la Información a fines de los años 1990, los
documentos se recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos.
Actualmente, el desarrollo exponencial de la información y de las nuevas
herramientas tecnológicas provocó un aumento desmesurado de los nuevos
documentos digitales, y paralelamente también se expandió el crecimiento de
los documentos en papel.
La consecuencia de ello es que la búsqueda de información valiosa se torna
compleja. A medida que transcurre el tiempo es cada vez más imperioso la
necesidad de organizarlos, pues el volumen de información generada se
multiplica vertiginosamente, y por lo que su contendido “representa” esta se ha
constituido en un recurso esencial y en un vehículo que tiene consecuencias en
el desarrollo de las actividades que realizamos en nuestra vida diaria tanto en
la faz económica, cultural, social.
Por lo tanto, se hace fundamental la necesidad de contar con una gestión
adecuada pues, a mayor crecimiento de información mayor es el caos que
genera independientemente del tipo de organización donde estemos insertos,
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siempre habrá un archivo importante para buscar o algún informe que
debemos guardar con datos relevantes.
La gestión documental es un término nuevo pero, a la vez antiguo ya que está
unido al concepto de documentos o records management (término anglosajón)
estos contienen datos e información, en cualquier formato y en ellos podemos
encontrar evidencias del desempeño y desarrollo de las actividades de una
institución u organización, este proceso de gestión surge como una alternativa
para evitar futuras pérdidas, permitiendo la posibilidad de encontrarlos en el
momento que se precisan.
La Norma ISO15489 Internacional Standard on Records Management
aprobada en el año 2001, es el marco normativo de este proceso de gestión de
documentos, cuyo origen es la Norma Australiana AS 4390, nos brinda una
guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su correspondencia
con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes
soportes.
La actuación de diferentes empresas, que en algunas ocasiones, por medio de
maniobras fraudulentas, ocultan y destruyen información y llegan a una
situación de quiebra, hace necesario normalizar las distintas prácticas de la
gestión de documentos de archivo, para obtener la debida atención y
protección de la información contenida.
Definiciones
Según el Diccionario de la Real Academia Española (1986), un documento es
un escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo.
Guinchat y Menou (1983), menciona que el factor más importante de un
documento es su contenido.
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Ambos conceptos concuerdan con que el origen y el contenido son elementos
importantes para facilitar el acceso a la información en este nuevo escenario de
la era informacional, independientemente de su forma física. Por ejemplo, el
caso de los documentos antiguos su importancia esta dada por el contenido. El
término gestión de documentos tiene su origen al finalizar la segunda guerra
mundial.
Según Zapata Cárdenas (2005), la evolución del término se puede dividir en
tres fases, cada uno de las cuales implican un aporte conceptual al alcance del
término y permitió llegar a definir una subdisciplina de la archivística con su
propio objeto, fin y método de estudio.
Actualmente, la sociedad de Información a través de la utilización de nuevas
tecnologías, generó otro tipo de documentos los digitales, en el que también
su contenido es fundamental a la hora de tomar decisiones para su
almacenamiento y conservación.
Llamamos documento digital a la información que está registrada en formato
electrónico, sobre un soporte electrónico, y requiere para su consulta
dispositivos informáticos. Su contenido puede ser texto, imágenes, gráficos,
video, sonido, documento. etc.
En los últimos años, la administración documental en el ámbito público y
privado ha experimentado un gran cambio, por el impacto de las nuevas
tecnologías de la información, el uso de computadores, programas de oficina,
e Internet que facilitan y a la vez complican nuestra vida laboral pues, ha
cambiando la manera como las empresas crean, distribuyen y guardan la
información.
La generación de estos documentos digitales y sus contenidos es cada vez
mayor lo que ocasiona muchas dificultades a la hora de ubicar documentos
relevantes para nuestro trabajo o un correo electrónico que es necesario
guardar, además de desperdiciar gran parte de nuestro tiempo para hacerlo,
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este nuevo escenario nos plantea la necesidad de implementar un programa
de gestión documental.
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental es el área de la gestión
responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento y uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos para
capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones
de la organización.
Se denomina registro, según la norma ISO 15489 a la información creada,
recibida o mantenida como evidencia e información por una organización o una
persona en cumplimiento de acciones legales o en el curso de sus
operaciones. al conjunto de documentos que contienen información que está
directamente relacionada con la misión, operaciones y actividades de una
organización.
También, define al documento como información registrada u objeto que puede
ser tratado por una unidad.
Importancia
Sus orígenes podemos encontrarlos en la antigüedad, por la necesidad
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