Gestión Documental

INTRODUCCIÓN.

Muchas organizaciones no prestan atención a las comunicaciones de la entidad ya que piensan que no es importante ni provechoso para su empresa, pero no se dan cuenta que las comunicaciones oficiales en una entidad son de gran importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental; este documento nos permite analizar y comprender el proceso de gestión documental soportados en algunos acuerdo y leyes que son de gran ayuda para regir este proceso; el acuerdo 060 de 2001, nos habla de la unidad de correspondencia quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital. En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma ciudad, la entidad es quien determinara de la mano con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante la utilización de los diferentes recursos y tecnologías para que al momento de ser consultada dicha información está esté disponible y accesible de manera rápida y eficiente para los usuarios.

ACUERDO 060 de 2001

En este acuerdo nos brinda claridad de cómo las empresas están obligadas por la ley a dar cumplimiento específico al manejo de la información y documentos y como los diferentes artículos nos dan claridad de cómo ejercer y cumplir con estas normas a continuación compartiremos las algunas normas importantes en nuestra opinión:

• Radicación de comunicaciones oficiales

• Documento original

• Registro de comunicaciones especiales

Estos permiten a los usuarios el debido conocimiento y da la oportunidad de ser en primera instancia participes en cada una de las diferentes actividades públicas establecidas dentro del ámbito legal.

CONSTITUCIÓN POLITICA DE COLOMBIA

ART 15-23-74-78.

Esta nos da la claridad a todas las personas de que como colombianos hay leyes que nos respaldad ante la sociedad y el desconocimiento de esta permite los abusos, filtraciones y abusos de los diferentes entes económicos, que hacen con nuestra información privada una mala utilización y podemos llegar a tener confusiones y anomalías cabe aclarar en este texto que el acuerdo 060 hace referencia de cómo las empresas deben direccionar la parte documental para un buen funcionamiento y en la constitución nos da la información y total respaldo como colombianos, la buena comprensión de estos artículos nos da herramientas para defender nuestros derechos.

LEY 527, ASPECTOS JURÍDICOS.

Esta ley define el uso de los mensajes de datos de información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, esta ley permite identificar los aspectos jurídicos de un mensaje de datos:

Escrito: Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Firma: Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se cumplirá con dicho requerimiento

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