GESTION DOCUMENTAL

Ejercicio 1

Las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas cumplen funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta.

Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted reflexione acerca de.

1-¿La importancia de las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas?

Ejercicio 2

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos de la temática del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada comprensión de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce aún en la temática, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

 Archivo General de la Nación- Acuerdo 060 / 2001

 Procedimiento para la gestión de la correspondencia

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas, usted debe identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

 Identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

 Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

1 ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

2- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

3- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

4- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.

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