Gestion documental. Los archivos son el patrimonio documental de cualquier empresa

[pic 1]

TRABAJO DE:

LEGISLACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LORENA ARTEAGA CASTRO

PRESENTADO A:

INSTRUCTURA NELSY MAYERLY PAREJA ORTIZ

18 AGOSTO 2015

SENA

[pic 2]

INTRODUCCION

Los archivos  son el patrimonio documental de cualquier empresa, con el paso del tiempo se han venido creando artículos, leyes y normas para la conservación y organización de los archivos.

 La Constitución Política de Colombia establece 14 artículos esenciales relacionados con la función de los archivos en la vida social, tales como el derecho a la información, el acceso a los documentos públicos y el principio de la democracia participativa, estableciendo las pautas y procesos para la conservación de los archivos teniendo como finalidad asegurar la conservación de los documentos de cualquier organización ya que es considerado patrimonio documental y artístico.

También encontramos otras leyes como La ley 4 de 1913 establece que se deberá mantener un inventario de los documentos de archivo que tengamos a nuestra disposición. La Ley 872 de 2003 y el Decreto reglamentario 4110 de 2004, que obligan a las entidades públicas a implementar sistemas de gestión de la calidad, que involucran un proceso de gestión documental.

La ley general de archivos  594 de 2000 tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Esta ley se debe tener en cuenta en todas las empresas del estado y las privadas que se rijan al sistema nacional de archivos.

Todos estos artículos, decretos y leyes buscan que se le dé sumamente importancia a cualquier archivo, garantizando la protección ya que representa el patrimonio del país.

IMPORTANCIA

La conservación de documentos nos permitirá  brindar una información necesaria en el momento oportuno, ya que son documentos de vital importancia para la realización de las tareas cotidianas de la empresa u organización.  Si aplicamos en nuestra empresa todos los principios en la organización de archivo tendremos  un manejo adecuado de la información, menor costo a nivel económico en la dependencia del archivo, una eficaz planificación del proceso de archivo un acceso directo a la información del archivo un control y seguimiento adecuado para el archivo.

DESARROLLO

Las empresas deben tomar las medidas que sean necesarias para conservar y manejar sus archivos principalmente porque es una obligación implementar sistemas de gestión de la calidad, que involucran un proceso de gestión documental en cualquier empresa ya sea pública o privada.  Además Si aplicamos en nuestra empresa todos los principios en la organización de archivo tendremos  un manejo adecuado de la información, menor costo a nivel económico en la dependencia del archivo, una eficaz planificación del proceso de archivo un acceso directo a la información del archivo un control y seguimiento adecuado para el archivo.

Para un buen proceso de organización de archivo, debemos concientizarnos de la importancia que tiene este como patrimonio de nuestra empresa.  Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Sabemos que la finalidad del archivo en cualquier entidad es

• Ser el centro de la información y de la documentación.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
• Asegurar la conservación de los documentos.

Esto nos ahorrara tiempo y dinero ya que si tenemos organizados los documentos de forma adecuada será más fácil encontrarlo y si implementamos otras medidas como documentos digitales vamos ahorra papel y dinero, y lo mejor aportaremos nuestro granito al medio ambiente.

...