Informe de Gestión y archivo

Asunto: Informe de Gestión y archivo

Cordial saludo, con el presente informamos que hasta el 30/9/2012 se ha venido trabajando con el programa AlfaNet, con la recepción de documentos entrantes y salientes, referente al archivo físico las facturas de años anteriores ya fueron clasificadas y organizadas quedando pendiente para verificar por la doctora María de los Ángeles Calderón y ser enviadas a custodia y así culminar con las facturas pendientes de años anteriores. Los años que fueron enviados son 2009-2010-2011.

Las tutelas se clasificaron así:

por año

se ubicaron en cajas por el momento hasta que se disponga de espacio para ubicarlas en su estante.

La carpeta esta conformadas por admisión, fallo, respuesta etc..

legajadas en carpeta amarilla con ganchos plásticos.

METAS CULMINADAS EN EL PRIMER SEMESTRE 2012

KAREN JIMENEZ

YENIS PEREZ

Solicitud expedientes pendientes de tutelas 2012.

Organización de las tutela.

Utilización del programa de alfanet en los trabajadores de la empresa.

Envió a custodia facturas 2009-2010-2011.

elaboración de encuestas a las cau de los municipios para la organización de los archivos y reporte de viáticos para el traslado a ellos.

Explicación de Transferencia de facturas al archivo.

Envio de insumos para organización en los municipios (cajas, estanteria)

Clasificacion y organización de las facturas pendientes de años anteriores (2004-2003-2002-2005-2006-2007-2008)

METAS A CUMPLIR PARA 2012-2013

Desocupar los escritorios de alfanet de cada dependencia

Envió de facturas a custodia de años anteriores (quedando a la espera de la visita de la doctora maria de los angeles para enviar las facturas a custodia)

Subir imagenes pendientes 2010 al aplicativo

Hacer la transferencia de documentación en cada dependencia para eliminar el volumen documental de los escritorios.

Programar jornada de organización con los funcionarios con el fin de desocupar el cuarto que esta en el patio para adecuarlo como archivo

Apoyar a los funcionarios para que aprendan la forma como deben organizar los documentos o si la forma que traen es la adecuada seguir así y como se debe hacer la transferencia a los archivos

Solicitud de expedientes que hagan falta en el aplicativo

Queda pendiente la visita a los municipios cerete, cienaga de oro, san pelayo, lorica, planeta rica que esta programada del 29 de octubre al 2 noviembre 2012 para la organización de los archivos y así al momento de la búsqueda no se les haga difícil consultar.

Hasta otra oportunidad.

...