Apa 2 Capit. 5

Ejercicio 10

Capítulo 5-Manuales Administrativos

Competencias:

* Comprender la función de los manuales administrativos y su utilidad en la automatización de un proceso administrativo.

* Construir y diseñar los manuales estudiados.

Instrucciones

y enunciado del ejercicio: analice la descripción del puesto secretaria Ejecutiva que pertenece al Manual de puesto de una organización de Comercialización y defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado. Además debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios.

Puesto: | Secretaria Ejecutiva |

Depende de: | Gerente de compras, Gerente de ventas |

Subordinado: | Ninguno |

Función Básica: | Apoyo a las actividades administrativas |

Responsabilidades: | 1. Apoyar al Director General y al Gerente de compras y ventas. 2. Llevar la agenda de ambos. 3. Simplificar la información recibida y archivada para proporcionarla cuando se necesite. 4. Informar de las últimas noticias en la empresa según sea su incumbencia. 5. Responder las llamadas telefónicas del departamento. 6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento. 7. Redactar las cartas, memorándum, requisiciones que el Gerente General o el de compras y ventas requieran. 8. Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa. 9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomalía observada. |

Características Requeridas: | Debe ser una persona de buen carácter y disposición,

debido a que debe mantener una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades. Debe ser discreta con la información que se le confíe.Como requisito tiene que ser una Contadora Publica o tener una carrera técnica profesional. |

Instrucciones y enunciado del ejercicio: analice la descripción del puesto secretaria Ejecutiva que pertenece al Manual de puesto de una organización de Comercialización y defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado. Además debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios:

* Identificación del puesto: Secretaria Ejecutiva.

* Relaciones de Autoridad:

* Gerente de compras y ventas

* Subordinados no tiene, pero debería de estar a cargo del mensajero, el cual tiene que realizar todos los “mandados” necesarios en el día como ir al banco, a recoger cheques de pago, o reportes de ventas impresos en los diferentes puntos en los que tenga presencia la empresa, recoger y enviar mensajería dentro de la empresa.

* Responsabilidades: podría agregarle el cargo de mantener informados a los demás departamentos de la empresa de los cambios o información que el Gerente de compras y ventas quiera transmitir.

* Perfil y/o especificaciones del puesto: edad, experiencia en el puesto a desempeñar, sexo y el estado civil son importantes según el horario de trabajo.

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Elabore un diagrama de flujo para el

Procedimiento de determinación y reporte de la producción diaria por operario

que realiza el Jefe de Producción de la empresa Chokola´k. Dicho procedimiento será colocado dentro del manual de puestos de la Empresa Chokola´k, para el puesto de Jefe de Producción. Concéntrese en la información

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